一个立档单位一个全宗怎么判：三个条件与十种机构变动情形
全宗这条线画在哪，是档案馆最难统一认识的一件事。通则第 11 条说「以全宗为单位」，但没说什么样的机构才算一个全宗——这要回到立档单位的认定上。立档单位认错了，要么一个单位的档案被拆成两个全宗，要么两个单位的档案被塞进一个全宗，两种情况都会让档案失去有机联系，检索和开放审核跟着一起乱。本页给出认定立档单位的三个条件、机构变动时的十种处理情形，以及混排的判定与纠正办法。
同条相关：本页拆自《档案馆工作通则》第 11 条「科学管理：以全宗为单位，每宗一卷」。
同一条还拆出 全宗与全宗卷怎么建、
全宗分类、排列与编号怎么做、
全宗卷规范与九类内容、
全宗历史演变怎么记、
全宗能不能调整；
进馆验收清单见 全宗完整性怎么验收，
接收手续见 档案馆接收手续怎么办。
先立一句话：全宗不是按档案的多少划的，是按档案的形成者划的。
《全宗卷规范》（DA/T 12—2012）第 3.1 条把全宗卷定义为记录和说明「全宗立档单位及档案历史和现状」的文件材料，
也就是说全宗的锚点是立档单位本身，不是它哪一年交了多少箱。
一、认定立档单位的三个条件
一般情况下，同时具备下列三个条件的单位，可构成一个立档单位，其形成的档案构成一个全宗。
| 条件 | 具体含义 | 现场怎么核 |
|---|---|---|
| 可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文 | 有自己的公章与发文权 | 查机构编制文件与印章启用文件 |
| 设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划 | 独立核算 | 查预算批复、决算报告是否为该单位单列 |
| 设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权 | 独立人事管理 | 查人事任免文件是否以该单位名义发布 |
三个条件要同时满足。只满足一两条的（例如内设处室、派出机构），一般不单独构成全宗。
二、机构变动时的十种处理情形
机构撤并改制是立档单位认定最容易出错的场景。下面十种情形按「是否另立新全宗」归类，
可直接对照处理。
| 情形 | 是否另立新全宗 | 处理办法 |
|---|---|---|
| 新成立的单位 | 是 | 自成立之日起形成新全宗 |
| 几个单位撤销合并成立新单位 | 是 | 合并后自新单位成立之日起形成新全宗；合并前各单位各自为一个全宗 |
| 以某原有单位为主体（核心）合并，其他单位职能并入 | 否 | 合并后档案归主体（核心）单位全宗管理；其他被撤销单位撤销前的档案各自为一个全宗 |
| 合并后又恢复的单位，或中断一段时间又恢复且主要职能未根本改变 | 否 | 不建立新全宗，原全宗延续 |
| 从单位内设机构划出成立新单位 | 是 | 自成立之日起形成新全宗；成立前形成的档案属原单位全宗 |
| 一单位成为另一单位的内设机构 | 否 | 改变前为一个全宗，改变后形成的档案为新单位全宗的一部分 |
| 内设机构划归另一单位 | 否 | 划归前属原单位全宗，划归后属并入单位全宗 |
| 几个单位合署办公 | 看文件处理方式 | 文件分别处理的各自构成全宗；文件统一处理的构成联合全宗 |
| 单位名称变更、业务范围变化、隶属关系改变、内设机构调整、工作地点变动 | 否 | 不构成新全宗，但应在全宗介绍中说明 |
| 临时机构、派出机构 | 一般不另立 | 归入主管单位全宗；党委政府直接领导、执行全局性任务、时间长且档案多的临时机构，或相对固定常设、规模较大、驻地较远的派出机构，可单独建立全宗 |
三、什么叫「混排」，现场怎么识别
混排不止一种形态。按发现难度从低到高排，常见的有四种。
| 形态 | 现场长什么样 | 怎么查出来 | 纠正办法 |
|---|---|---|---|
| 混盒 | 一个档案盒里装着两个单位的档案 | 抽盒看卷内目录的责任者字段是否跨单位 | 按全宗分盒，补齐盒脊标签 |
| 混卷（混件） | 一件（卷）内装订了两个责任者的文件 | 看件内首页与末页的责任者是否一致 | 拆件重装，各自归位并改目录 |
| 混流水号 | 两个单位的档案共用一套件号 | 目录按责任者分组，看件号是否被两个单位交替使用 | 按全宗断开重新编号，写断号说明 |
| 混全宗号 | 一个全宗号下挂着本应独立的两个单位 | 比对全宗清单与立档单位名单 | 报请全宗管理权限部门赋予新全宗号，做全宗调整记录 |
前三种可以在馆内自行纠正；第四种涉及全宗号的赋予，必须报请有全宗管理权限的档案馆确认，
不能馆里自己加一个号了事。
四、全宗号怎么申请与赋予
全宗号由省、市档案馆统一编制并赋予立档单位，也可以依申请赋予。尚无全宗号的立档单位提出申请时，
通常要提供以下材料（各地要求略有差异，以同级档案主管部门要求为准）。
| 序号 | 材料 | 用途 |
|---|---|---|
| 1 | 本单位全称和规范化简称 | 确定全宗名称的书写形式 |
| 2 | 本单位成立时间及批准文件复印件 | 判定全宗起始年度与机构演变 |
| 3 | 本单位主管部门 | 判定隶属关系与全宗属类 |
| 4 | 组织机构代码证或统一社会信用代码证复印件 | 确认独立法人或独立机构身份 |
| 5 | 本单位文件材料归档范围和保管期限表 | 核对门类与保管期限口径 |
| 6 | 本单位档案门类及各门类档案分类编号方案 | 与馆内分类方案衔接 |
五、进馆时怎么把关
立档单位的认定错误，绝大多数是在进馆环节被带进去的，之后再改成本极高。建议在接收手续里设三道关口。
- 报计划时核名单：把拟移交单位与馆内全宗清单比对，确认每个单位对应唯一全宗号；新单位先申请全宗号再排计划；
- 预验时核目录：在机读目录上按责任者字段分组，一个单位出现两个全宗号、或一个全宗号下出现两个责任者的，当场退回核对；
- 现场抽验时核实体：抽查盒脊标签与卷内目录的责任者是否一致，重点查撤并改制单位那几个全宗。
三道关口的记录都要留痕，并归入该全宗的全宗卷。日后盘点时，这些记录能解释为什么当时这么判。
六、常见问题
两个单位合署办公但分开发文，算几个全宗？
算两个。合署办公不等于合并为一个立档单位，判断标准是文件是否分别处理：
分别处理的各自构成全宗；统一处理的构成联合全宗。判定依据要写在全宗介绍里，不能只凭直觉。
单位改了名字，要不要新立全宗？
不要。名称变更、业务范围变化、隶属关系改变、内设机构调整、工作地点变动，只要主要职能未发生根本变化，
都不构成新全宗，但必须在全宗介绍中予以说明。这条正是「全宗历史演变」要记的内容。
派出机构的档案能不能单独建全宗？
一般不建，归入主管或派出单位全宗管理。若派出机构相对固定常设、机构较大、形成文件材料较多、驻地较远，
可从方便管理利用的角度考虑单独建立全宗，但需报请全宗管理权限部门确认，不能自行决定。
发现历史上已经混排了，要不要现在纠正？
分情况。能在目录层面对应清楚的（例如只是混盒但目录责任者正确），优先做实体归位；
已经混编号且目录也错的，先冻结现状、做全宗调整记录，再按计划分批纠正，
纠正过程与结果全部记入全宗卷，切忌边改边丢记录。
七、相关阅读
- 档案馆工作业务全景——十一张卡看懂档案馆工作
- 全宗分类、排列与编号怎么做——第 11 条前半句的三件事
- 全宗与全宗卷怎么建——第 11 条的总纲页
- 全宗卷规范与九类内容——DA/T 12—2012
- 全宗历史演变怎么记——机构撤并改制的记载
- 全宗能不能调整——全宗一经确定不得随意变动
- 全宗完整性怎么验收——进馆前的验收清单
- 档案馆接收范围怎么定——哪些单位必须交档案
- 档案馆接收手续怎么办——第 8 条三项要求
八、参考来源
- 《档案馆工作通则》（第 11 条）· 中国政府网
- 《全宗卷规范》（DA/T 12—2012，术语与定义、编制原则）· 全国标准信息公共服务平台
- 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（第 2—7 条）· 中国政府网
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