档案馆统计与全宗卡片：第 15 条的两项统计与每年 1 月补报
档案馆统计看着是填表，实际是所有业务的收口：收进多少、移出多少、有多少个全宗多少个案卷、利用了多少人次，这些数字对不上，说明前面某个环节已经出问题了。《档案馆工作通则》第 15 条把统计分成两件事：一是日常统计，对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、利用等情况及时准确地统计；二是报送，按统一规定和要求向同级和上一级档案业务管理机关报送本馆基本情况统计表和全宗卡片，并于每年 1 月份补报上一年度的全宗变化情况。本页讲清统计口径与报送节奏。
先划清与机关侧的边界：机关档案室的统计口径在《机关档案管理规定》（13 号令）里有专门要求；
档案馆统计这边按通则第 15 条执行，两者报的表、报给谁都不一样，不要混用表格。
再看内部关系：档案馆统计不是年底突击填表，它与接收、保管、利用三处台账同源，
数字对不上往往说明上游环节有漏记，因此统计问题要往业务里查，不要在表格里凑平。
一、第 15 条的两项统计
| 项 | 条文要求 | 统计内容 | 节奏 |
|---|---|---|---|
| 第 1 项 | 对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、利用等情况，及时准确地进行统计 | 收进、移出、全宗数、案卷数、利用情况 | 随业务发生及时登记，定期汇总 |
| 第 2 项 | 按统一规定和要求，向同级和上一级档案业务管理机关报送本馆基本情况统计表和全宗卡片 | 基本情况统计表、全宗卡片 | 按统一规定报送；每年 1 月补报上一年度全宗变化情况 |
二、日常统计：五组数字要能对上
| 数字 | 从哪来 | 与什么对账 |
|---|---|---|
| 收进 | 接收、征集、捐赠、购买、代存的进馆登记 | 与交接文据、征集协议逐笔核对 |
| 移出 | 移交他馆、转送、按权限调整的出馆登记 | 与移出交接文据核对 |
| 全宗数量 | 全宗台账 | 与全宗卷数量、全宗卡片核对 |
| 案卷数量 | 目录与实体 | 与案卷目录、卷内目录、上架实体核对 |
| 利用情况 | 利用登记、复制与出具证明记录 | 与利用审批单、阅览登记核对 |
统计口径上有三处容易打架，建议提前在本馆制度里写死：
- 按卷还是按件：传统立卷的按卷统计，按件整理的按件统计，
同一馆内两套方式并存时要分开计数、分开列示； - 载体怎么算：纸质、音像、实物、电子档案分别计数，
电子档案可按件数与存储量双轨记录（第 15 条虽未细化，但销毁与备份需要用到数据量）； - 代存与寄存算不算馆藏：权属不在本馆的代存、寄存档案，建议单独建账，
不与正式馆藏合并统计，避免馆藏规模虚高。
三、全宗卡片：报什么、什么时候报
全宗卡片是向上级档案业务管理机关反映本馆全宗基本情况的报送材料，按第 15 条第二项
「按照统一规定和要求」填报。要点如下：
- 一个全宗一张：以全宗为单元填写，全宗号、立档单位名称、档案数量与起止年度等要素齐全；
- 变化要补报：第 15 条明确要求每年 1 月份补报上一年度的全宗变化情况——
新增全宗、全宗合并或撤销、数量重大变化都要在补报中体现； - 与全宗卷一致：卡片上的数字应与全宗卷里的统计类材料、交接文据一致，
三者对不上说明中间有漏记。
四、开放工作年度报告：另一个 1 月动作
除了统计与全宗卡片，档案馆每年年初还有一项固定动作：按《国家档案馆档案开放办法》
（国家档案局令第 19 号，2022 年 8 月 1 日施行）的要求，向同级档案主管部门提交
上一年度档案开放工作年度报告，实务上按每年 1 月 31 日前掌握。
报告一般包含开放计划执行情况、利用服务情况与典型案例等。
两项年初动作可以合并排期：1 月补报全宗变化情况，1 月 31 日前提交开放工作年度报告，
共用同一批统计底数，避免两套数字打架。
五、常见问题
统计数字和目录对不上，先查哪？
先查收进与移出两端：新增全宗是否登记、接收的交接文据是否全部入账、
移出是否已销账。这两端对了，案卷数一般就能对上；仍对不上的，再查历年整理与数字化过程中的拆分合并。
电子档案怎么计数？
建议件数与数据量双轨记录：件数用于对账与利用统计，数据量（大小）用于备份、迁移与销毁记录
（22 号令第 30 条要求记录被销毁电子档案的范围、数量、大小）。
全宗卡片和全宗卷是一回事吗？
不是。全宗卡片是报送给上级业务管理机关的报表材料；全宗卷是馆内保存的
全宗管理过程材料。数据来源相同，用途与存放位置不同。
代存、寄存的档案要不要统计进馆藏？
建议单独建账、单独标注，不与正式馆藏合并。原因是权属不同、开放规则不同，
合并统计会让馆藏规模与可开放规模失真。
六、参考来源
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