档案馆全宗与全宗卷：以全宗为单位分类、排列、编号
全宗是档案馆管理的基本单元，全宗卷是这个单元的「档案的档案」。《档案馆工作通则》第 11 条一句话定了两件事：档案馆的档案要以全宗为单位进行科学的分类、排列、编号；每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗的历史演变情况。机关档案室也讲全宗，但档案馆这边的要求更硬——全宗一旦被打散混排，检索链条就断了，开放审核也没法按来源单位协同。本页讲清全宗怎么划、全宗卷装什么、什么时候更新。
先把三个容易混掉的概念分开：全宗是一个立档单位形成的档案整体；
全宗卷是记载这个全宗「身世」与管理过程的专门卷，它不是档案本身，
不参与档案编号排序，单独保管、单独排架；全宗介绍（也称全宗指南）
是全宗卷里的一类材料，用来说明这个全宗有什么、怎么查。
一、第 11 条的两句话，分别管什么
| 要求 | 条文要点 | 落地动作 |
|---|---|---|
| 以全宗为单位管理 | 档案馆的档案，要以全宗为单位，进行科学的分类、排列、编号 | 一个立档单位一个全宗，不得打散混排；全宗内再按分类方案分类、排列、编号 |
| 每宗必建全宗卷 | 每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史演变情况 | 新全宗进馆即建档；后续每次接收、鉴定、利用、技术处理都要往里补材料 |
二、全宗怎么划：一个立档单位一个全宗
立档单位的判定是划全宗的前提。实务上按三条把握：
- 独立行使职权：能独立对外行文、独立核算或独立承担职能的单位，一般构成一个立档单位；
- 机构变更要跟着走：机构撤销、合并、分设、更名的，全宗的划分与延续要留记录——
这正是全宗卷要记载的「历史演变情况」； - 档案不能打散：同一立档单位的档案要集中在一个全宗内，
不能因为年度、载体或保管期限不同而拆到别的全宗里去。
全宗划分完成后，全宗内再按本馆统一的分类方案分类、排列、编号，并把全宗号固定下来。
多个相关全宗可以按全宗群组织排架，但全宗号与全宗界限不能因此模糊。
三、全宗卷装什么：九类内容
全宗卷的内容构成按《全宗卷规范》（DA/T 12—2012）整理，实务上按九类归集。
下表列出九类与各自的典型材料，可作为建卷时的清单。
| 类别 | 归集什么 | 典型材料 |
|---|---|---|
| 全宗介绍类 | 说明全宗是什么、有什么 | 全宗指南（全宗介绍）、组织沿革、大事记 |
| 档案收集类 | 档案怎么进馆的 | 接收工作办法与标准、档案（资料）交接文据及相关目录、来源与历史转移过程说明材料 |
| 档案整理类 | 档案怎么整理的 | 分类方案、文件材料归档范围和保管期限表、整理工作方案、整理工作说明与小结 |
| 档案鉴定类 | 鉴定与开放判定 | 鉴定制度、鉴定领导小组文件、涉密档案解密审核情况、开放与控制情况的相关文件 |
| 档案保管类 | 保管状况与检查 | 保管工作制度、安全检查记录、库房温湿度记录表 |
| 档案统计类 | 数量与利用数据 | 基础统计台账、档案工作基本情况统计报表 |
| 档案利用类 | 利用与服务 | 利用制度、检索工具编制情况、利用效果典型事例 |
| 新技术应用类 | 数字化与信息化 | 现代技术应用记录与工作报告、信息化与数字化工作情况 |
| 其他类 | 综合性材料 | 管理全宗档案中形成的综合性业务工作规范、管理制度等 |
四、三件核心材料怎么写
全宗卷里最难写、也最常被催的是三件：全宗介绍、组织沿革、大事记。写法要点如下。
- 全宗介绍（全宗指南）：说清全宗构成者（立档单位）的沿革、全宗内档案的范围与数量、
整理与编目情况、检索工具、利用与开放情况。写的是「这个全宗有什么、怎么查」，不逐卷罗列。 - 组织沿革：按时间顺序记载机构名称、隶属关系、内设机构、职能、负责人、编制的变化。
凡有变更都要有据可查，最好配一份机构变更一览表。 - 大事记：按年月日记载本单位重大事件，一事一条，时间、地点、经过、结果齐全。
与组织沿革互补：沿革讲机构，大事记讲事件。
第 8 条要求这三件中的组织沿革、全宗介绍由立档单位编制并随同档案一起接收，
也就是说它们本来应在进馆时就交上来；进馆后发现缺失的，馆方要向移交单位补齐，不能长期空着。
五、什么时候更新：把更新变成动作
全宗卷最常见的毛病是「建了就不再动」。建议把它绑定到具体业务动作上，做完一件补一件：
| 业务动作 | 补进全宗卷的材料 | 归入类别 |
|---|---|---|
| 一批档案接收进馆 | 交接文据、移交目录、来源与转移过程说明 | 档案收集类 |
| 馆藏整理或数字化完成 | 整理工作方案与小结、数字化工作报告 | 档案整理类 / 新技术应用类 |
| 开展鉴定或开放审核 | 鉴定制度、领导小组文件、解密与开放控制文件 | 档案鉴定类 |
| 库房检查与安全检查 | 安全检查记录、温湿度记录 | 档案保管类 |
| 年度统计与报送 | 统计台账、基本情况统计报表 | 档案统计类 |
| 编检索工具、办展览 | 检索工具编制情况、利用效果典型事例 | 档案利用类 |
六、常见问题
全宗卷要不要编进档案号里？
不要。全宗卷是管理全宗的过程中形成的材料，不参与档案实体的编号排序，
单独装具、单独排架、单独登记。把它混进档案编号里，会造成目录与实体对不上。
机构合并了，原来的全宗还算不算？
原全宗仍然成立，不予打散。机构合并、撤销、分设的变化要记进全宗卷，
这正是第 11 条要求记载的「立档单位和全宗历史演变情况」。新机构形成的档案另立新全宗。
全宗卷由谁负责？
由保管该全宗的馆内责任部门（或责任人）负责归集与更新，建议写进岗位责任，
并在年度检查时逐全宗抽查更新情况，不要等到利用或开放审核时才补。
数字化之后，全宗卷还有用吗？
更有用。数字化解决的是「查得到」，全宗卷解决的是「信得过」——
档案的来源、整理经过、鉴定与开放结论都在全宗卷里，是开放审核和编研取证的第一手依据。
七、参考来源
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