全宗能不能调整：全宗调整的四类情形与报批流程
全宗一经确定就应当保持稳定，这是档案馆管理的常识，也是通则第 11 条「以全宗为单位」的题中应有之义——如果全宗今天并、明天拆，编号、目录、排架、统计全部要跟着推倒重来。但实践中确实存在必须做全宗调整的情形：立档单位认定错了、机构撤并、历史上混排需要纠正、全宗属类划分需要变更。本页讲清哪些情形可以调、调之前要做什么、调完之后目录与实体怎么同步、以及调整记录归入全宗卷的哪一类。
同条相关：本页拆自《档案馆工作通则》第 11 条「科学管理：以全宗为单位，每宗一卷」。
同一条还拆出 全宗与全宗卷怎么建、
全宗分类、排列与编号怎么做、
一个立档单位一个全宗怎么判、
全宗卷规范与九类内容、
全宗历史演变怎么记；
混排纠正的验收口径见 全宗完整性怎么验收，
调整后的统计口径见 档案馆统计。
先立一句话：全宗调整是例外，不是常态动作。
判断能不能调，标准只有一条——不调就会导致档案的有机联系被破坏或长期不可检索。
为了统计好看、为了库房腾地方、为了系统上线方便而调整全宗，都属于不该调。
一、可以调整的四类情形
| 情形 | 触发原因 | 调整内容 | 审批层级 |
|---|---|---|---|
| 立档单位认定错误 | 当初把两个单位当作一个全宗（或把一个单位拆成两个） | 拆分或合并全宗，赋予或注销全宗号 | 报有全宗管理权限的档案馆确认 |
| 机构撤并改制 | 单位撤销、合并、分立、转制 | 原全宗封口、新全宗设立，或并入主体全宗 | 按全宗设置原则确定，报全宗管理部门 |
| 纠正历史混排 | 发现某全宗混入了其他单位的档案 | 拆出并归入正确全宗，重新编号 | 馆务会审议 + 报全宗管理部门 |
| 全宗属类调整 | 馆藏量增长后按历史时期、机构性质、机构级别重新划分属类 | 调整属类标识与排列顺序 | 馆内决定，报同级档案主管部门备案 |
四类之外还有一种特殊情况：联合全宗与全宗群的设立。
几个单位合署办公且文件统一处理的，构成联合全宗；若干具有共同特征的全宗可组成全宗群。
这两种都属于全宗层面的组织方式变化，同样需要留记录。
二、调整之前必须做的三件事
调整一旦执行就很难回滚，动手之前要把三件事做完。
- 盘点现状：把拟调整范围内的档案按全宗、门类、年度、数量、装具逐项清点，形成书面盘点表；
不清楚家底就动手，必然丢档案； - 查清依据：立档单位的编制文件、撤销合并批文、历史移交记录，能查到的全部附上；
调整方案里要写清「依据哪份文件认定」； - 评估影响面：列出所有要同步改动的对象——机读目录、书本式目录、盒脊标签、排架图、
统计台账、全宗卷、检索工具、已开放的开放目录。漏掉一项就埋一处不一致。
三、调整决定与报批
全宗号的赋予与注销不是馆里自己能定的事。按《档号编制规则》（DA/T 13—2022），
全宗号由具备全宗管理权限的档案馆按排架或收藏时间顺序流水编制。
| 环节 | 谁做 | 产出 |
|---|---|---|
| 提出 | 保管或接收部门 | 全宗调整申请（含现状盘点表、依据文件复印件） |
| 审核 | 馆内业务负责人 | 审核意见，说明是否同意调整及理由 |
| 决定 | 馆务会或同级档案主管部门 | 全宗调整决定（涉及全宗号的，报全宗管理部门确认） |
| 备案 | 馆内档案部门 | 全宗清单更新、全宗卡片更新 |
拿到书面决定之前，不得先动手改名改号。实务中最麻烦的一种情况是：系统里已经改了，
但全宗管理部门还没批，最后两边编号不一致，只能再改回来。
四、执行：目录与实体怎么同步
执行分实体和目录两条线，最后合拢校验。
| 步骤 | 实体线 | 目录线 | 校验点 |
|---|---|---|---|
| 1 | 按新全宗归位，换盒脊标签与卷盒封面 | 机读目录批量改全宗号 | 改前导出全量清单留档 |
| 2 | 重排密集架，更新排架图 | 书本式目录重印或加勘误页 | 抽样 20% 核对架位与目录 |
| 3 | 补备考表说明 | 统计台账按新全宗口径重算 | 前后总量守恒（件数、卷数不因调整而变化） |
| 4 | —— | 检索工具与开放目录同步更新 | 开放档案的档号变了要在开放目录中体现 |
校验里的总量守恒是最硬的一条：调整只改变归属，不改变数量。
如果调完之后总数少了，说明有档案在搬运中脱手，必须查清再收尾。
五、调整记录归入全宗卷哪一类
全宗调整会产生一堆过程材料，这些材料本身要进全宗卷。DA/T 12—2012 第 5 章给出了归类口径。
| 材料 | 归入类目 | 理由 |
|---|---|---|
| 全宗调整申请、审核意见、批复 | 5.9 综合全宗卷或 5.3 档案整理类 | 涉及馆藏层面管理的归综合卷；仅本全宗整理方式的归整理类 |
| 立档单位编制与撤并批文 | 5.1 全宗（馆藏）介绍类 | 属于说明全宗背景的材料 |
| 调整前后的交接文据与目录 | 5.2 档案收集类 | 属于档案来源与转移过程说明 |
| 调整后重新整理的方案与说明 | 5.3 档案整理类 | 同整理方案 |
| 盘点表与差异处理记录 | 5.6 档案统计类 | 属于基础统计台账 |
所有材料按「全宗号—类号—件号」编号后装盒，并在目录备注栏注明新旧版本关系。
六、常见问题
为了统计口径好看，把几个小全宗并成一个行不行？
不行。合并全宗的前提是立档单位认定错误或机构撤并，不是为了方便统计。
几个小全宗档案量小是客观事实，正确做法是保留各自全宗号，在统计时按属类汇总上报。
系统上线时发现历史全宗号不合规，能不能批量改？
要先分清「不合规」是哪一层：如果只是格式不符合现行《档号编制规则》，可以建立新旧号对照表，
在系统里以对照方式支持检索，实体标签与目录不必全改；如果确实属于立档单位认定错误，才走全宗调整程序。
批量改号不做对照表，等于切断历史检索路径。
调整后老读者查不到档案怎么办？
这是最常被忽略的一步。调整完成后应保留旧档号检索入口至少一段时间，
并在检索工具、阅览室提示与官网公告中说明变更范围。开放目录已经公布过的，变更后要重新公布。
全宗调整要不要告知移交单位？
涉及立档单位认定变化的应当告知。原移交单位是最了解机构沿革的一方，
调整认定前听取其意见可以减少误判；调整完成后告知，便于其后续归档口径同步。
七、相关阅读
- 档案馆工作业务全景——十一张卡看懂档案馆工作
- 全宗与全宗卷怎么建——第 11 条的总纲页
- 一个立档单位一个全宗怎么判——调整的判定基础
- 全宗卷规范与九类内容——调整记录的归档
- 全宗历史演变怎么记——调整要写进演变史
- 全宗分类、排列与编号怎么做——调整后怎么重新编号
- 全宗完整性怎么验收——混排纠正的验收口径
- 档案馆统计——调整后的统计口径
- 档案开放程序五步——开放目录的重新公布
八、参考来源
- 《档案馆工作通则》（第 11 条）· 中国政府网
- 《全宗卷规范》（DA/T 12—2012，第 4—6 章）· 全国标准信息公共服务平台
- 国家档案局关于发布《档号编制规则》（DA/T 13—2022）等 12 项行业标准的通知 · 国家档案局
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