企事业单位档案馆怎么设立、怎么收档案：门槛、备案与撤并转制出口

企事业单位档案馆是三类非综合馆里唯一设在单位内部的一类：它归设立它的企业或事业单位管，档案也一般不进综合馆——除非发生破产转制、撤销这类情况。这一页把设立门槛与备案程序、9 号令第 6 条的收集范围，以及撤并转制时档案往哪儿去一次讲清。

一、先说清楚这个叫法

「企事业单位档案馆」是一个通称，法规原文的写法有三种，引用时要分场合。

二、依据在哪：五份文件

三、谁能设：企业与事业单位两条线

《全国档案馆设置原则和布局方案》三、企业、事业单位档案馆：按国家统一标准确定的大型企业和部分建立时间长的中型企业，根据实际工作需要经企业领导批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立企业档案馆，收集管理本企业及其所属单位形成的档案；中国科学院、中国社会科学院、国家教委直属的院校，经主管部门批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立档案馆，收集管理本单位及其所属机构形成的档案。

《企业档案管理规定》第八条第三款：企业可以根据需要按照规定设立档案馆。

《高等学校档案管理办法》第六条：高校档案机构包括档案馆和综合档案室。具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（一）建校历史在 50 年以上；（二）全日制在校生规模在 1 万人以上；（三）已集中保管的档案、资料在 3 万卷（长度 300 延长米）以上。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

四、收什么：9 号令第 6 条

《各级各类档案馆收集档案范围的规定》第六条：国有企业、事业单位设立的档案馆，收集本单位及其所属机构形成的档案。国有企业发生破产转制，事业单位发生撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收。

归档范围与保管期限怎么定，企业侧按 21 号令第 27、28 条：按档案法、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第 10 号）和行业相关规定确定本企业的文件材料归档范围，编制各类文件材料归档范围和档案保管期限表；中央企业总部报国家档案主管部门同意后执行，地方国有企业总部报同级档案主管部门同意后执行。

五、与综合馆的关系：一般不进，撤并转制才进

这是企事业单位档案馆最需要讲清、也最容易讲错的一段。

移交时还有两项程序要求不能漏：企业向档案馆移交档案时，应当按照相关规定标注档案密级变更情况，并附具档案开放审核意见；对已移交进馆的档案，企业应当配合档案馆做好降解密和开放审核（21 号令第 52 条）。

六、接收六步：从归档范围到统计报送

七、最容易出问题的六种情形

八、三类非综合馆一句话区分

九、提效：把重复劳动交给工具

企事业单位档案馆的接收工作量集中在三处：所属机构名录与年度计划维护、部门整理后的逐项查验、清单与目录的批量录入。这三处同样是字段固定、逐条重复。

元泰数字方舟（数字档案室系统）与魔方（档案整理软件）对应这几段：名录与计划用数据表维护，移交前按分类方案与整理规则批量校验，清点后按目录数据批量生成交接清单与全宗卷材料。数字化成果的验收备份参照 数字化成果验收与数据备份，著录与挂接参照 目录建库与数据挂接；启典可用于跨全宗的专题检索与知识组织。企业侧的门类划分与档号口径可对照 企业档案业务总览。

十、常见问题（FAQ）

什么样的企业可以设立档案馆？

布局方案给的口径是「按国家统一标准确定的大型企业和部分建立时间长的中型企业」，程序是「根据实际工作需要经企业领导批准，向同级档案行政管理部门备案」。21 号令第 8 条的表述是「企业可以根据需要按照规定设立档案馆」。注意这是授权性规定，不是达到某个规模就必须设。

高校设档案馆的三个条件是什么？

27 号令第 6 条列了三个，具备其一即应当设立：建校历史在 50 年以上；全日制在校生规模在 1 万人以上；已集中保管的档案、资料在 3 万卷（长度 300 延长米）以上。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

企事业单位档案馆的档案要交综合馆吗？

正常运转时不按普通移交节奏进馆，由本单位档案馆集中管理；一旦发生国有企业破产转制、事业单位撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收（9 号令第 6 条）。企业发生资产与产权变动的，还要及时报告，国有企业按 17 号令处置。

设立企事业单位档案馆要不要档案主管部门批准？

布局方案的用词是备案不是批准：企业经企业领导批准后向同级档案行政管理部门备案；中科院、社科院、国家教委直属院校经主管部门批准后向同级档案行政管理部门备案。这与部门档案馆、专门档案馆的「报同级人民政府批准」不同，别混用程序。

企事业单位档案馆要不要向社会开放档案？

档案法第十条给各级各类档案馆的职责包含「提供利用」，实施条例第十六条第二款规定其他各类档案馆参照履行相应职责，第 37 条第二款明确「国家鼓励和支持其他各类档案馆向社会开放和公布馆藏档案」。但企业档案大量涉及商业秘密与职工个人信息，开放范围要按本单位制度与相关法律法规划定，不能照搬国家档案馆的开放节奏。

企业档案的保管期限怎么定？

按 21 号令第 28 条，企业档案保管期限分为永久和定期，定期一般分为 30 年和 10 年；企业应当编制本企业各类文件材料归档范围和档案保管期限表。中央企业总部报国家档案主管部门同意后执行，地方国有企业总部报同级档案主管部门同意后执行。

事业单位撤销了档案怎么办？

按 9 号令第 6 条，事业单位发生撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收。实务上要在撤销决定作出后尽早启动，在资产与人员处置完成前完成清点交接，避免档案随单位一起散失。

企事业单位档案馆能收职工的私人材料吗？

不能按「接收」入账。职工个人所有的日记、家谱、老照片等属私人所有，只能通过协商、捐献、代存等方式取得，要签书面协议并约定利用条件，台账与正式接收分开记，参照家庭档案的接收路径处理。

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参考来源

1. 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第 9 号）——第 6 条：收集范围与破产转制、撤销的出口
2. 《全国档案馆设置原则和布局方案》（1992-03-27 印发）——「三、企业、事业单位档案馆」设置与备案
3. 《企业档案管理规定》（国家档案局令第 21 号）——第 8/27/28/29/34/37/38/45/50/51/52 条
4. 《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第 27 号）——第 6 条：设立档案馆的三个量化条件
5. 《中华人民共和国档案法实施条例》（国务院令第 772 号）——第 15 条（设置与管理）、第 16 条、第 37 条

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