档案馆接收法院检察院档案：接收门槛、七步程序与八项必查

一、先看接收门槛：不是到年限就照单全收

法院、人民检察院是国家档案局令第 9 号第二条点名的八类必收机构之一，综合馆必须接收——但「必收」不等于「全收」，更不等于「到年限就拉进库」。档案馆这一端真正要先判断的是三件事：有没有到本馆的接收年限、有没有列入本年度接收计划、质量合不合格。三样都过了，才谈交接手续。

9 号令第七条：省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和 30 年以上（含 30 年）的档案。

这一条是档案馆端最实用的一把尺子。本馆是省级还是省以下，直接决定了接不接某一批档案：

本馆层级	接收的期限范围	实际影响
省级以上（含省级）档案馆	仅接收永久	法院、检察院的诉讼档案里，只有划为永久的部分进省级馆，定期档不进
省级以下（不含省级）档案馆	接收永久和30 年以上（含 30 年）	多数市、县综合馆是这一档，永久档与 60 年、30 年档通常都在接收范围内

二、接收范围：必收之外还有三类要一起划进来

法院、检察院只是第 5 项。档案馆在排接收计划时，还要把与这两个系统相关的三类档案一并考虑，否则容易漏：

来源	依据	档案馆怎么接
法院、检察院的本级档案	9 号令第 2 条第 5 项	诉讼、文书、会计、声像各类，按全宗接收
撤销、合并、划转的法院与检察院	9 号令第 2 条第二款可接收下属单位与临时机构档案	整建制接收，撤销单位的档案不因机构消失而搁置
与审判业务配套的其他材料	《档案馆工作通则》与接收实践	随案移交的检索工具、编研成果、参考资料一并接收

法院、检察院全部撤销的情形要特别当心。机构撤了，档案不能跟着散——要么由上一级法院或相关检察院代管，要么按规定移交综合馆。接收计划里应当主动把这类单位列出来，不能等对方来报。

三、接收程序：从排计划到入库的七步

档案馆这一端的接收不是「对方送来就收」，而是一条有先后顺序的流水线。下面七步按实际工作顺序排，每一步都有明确的责任人和可留痕的动作。

步骤	档案馆做什么	关键动作	依据
1. 排接收计划	确定本年度接收的法院、检察院批次与数量	依据本馆接收年限门槛倒推，向法院、检察院发通知或商定时间	9 号令第 7 条
2. 提前告知要求	把接收标准一次性告知移交单位	发接收标准或工作清单，避免对方按自己的理解整理	各地档案馆接收规范
3. 预审目录	先看目录再决定接不接，不合格的不安排交接	核对案卷数、期限档次、检索工具是否齐备	普陀区档案馆接收规范
4. 逐卷验收	按案卷逐卷检查质量，不合格的当场记录	检查封面、卷内目录、备考表、装订、页号	安顺市档案馆接收档案标准
5. 交接手续	双方清点核对、签字盖章，一式两份	移交清册与目录各留一份，移交单位那份存入全宗卷	普陀区档案馆接收规范第九部分
6. 编目上架	入馆后编馆编卷号、编检索工具	案卷目录、卷内文件目录、案号与当事人索引	9 号令与检索工具编制要求
7. 登记统计	纳入馆藏统计与年报	按全宗、门类、期限分别计数	9 号令与统计年报要求

四、验收查什么：八个必查项

法院、检察院送来的是以卷为主的诉讼档案，检查重点和普通文书档案不完全一样。下面八项是接收实践中反复出问题的地方。

#	检查项	合格要求	不合格怎么处理
1	档号与封面	档号规范、封面各项填写齐全准确、字迹工整	退回补填，不予接收
2	案卷题名	简明确切反映卷内内容，案卷目录标题与封面完全一致	退回重拟
3	保管期限档次	按 8 号令与法院、检察院的期限表划定，不擅自改动	退回重新鉴定
4	卷内文件目录	永久与长期保存的案卷必须填写，项目齐全	退回补填
5	备考表	卷末备考表填写立卷人、检查人、立卷时间	退回补填
6	装订质量	案卷厚度一般不超过二厘米，去除金属物，线绳三孔一线	退回重新装订
7	页号与页数	按页编号、编号连续、首页上方空白处编号	退回补编
8	检索工具	案卷目录、卷内文件目录、案号与当事人索引齐备	暂缓接收，补齐后再办

其中第 6 项最容易被忽略。案卷装订前要去除卷内文件上的金属物——订书钉、回形针在长期存放中会锈蚀并污染相邻纸张，这是接收环节最容易放过、后果却最麻烦的一项。

五、数字副本与电子档案：纸质之外还要接什么

现在法院、检察院移交的不只是纸质案卷。接收时下面几项要一并核对，缺一项都会给后续管理留下隐患。

要接的东西	核对要点	依据
纸质案卷	按全宗清点，与移交清册、案卷目录三者一致	接收规范
数字化副本或电子档案	纸质档案未数字化的，应先落实数字化再办移交手续	普陀区档案馆接收规范第六部分
案卷级与文件级电子目录	数据格式统一，能与档案馆系统衔接	普陀区档案馆接收规范第六部分
涉密档案登记	逐一审核登记，并提交解密审核情况说明	安顺市档案馆接收档案标准第五部分
开放鉴定意见	未标识密级但需控制使用的，逐一审查并提交情况说明	安顺市档案馆接收档案标准第五部分
限制利用意见	移交单位依法提出限制利用书面意见的，目录备注栏须注明	《档案法》与接收规范

六、两个系统的接收差异对照

同样叫「诉讼档案」，法院和检察院在期限档次、档号形式、归档时限上并不一样，档案馆接收时要分别对待。

对照项	人民法院	人民检察院	对接收工作的影响
定期档次	永久、60 年、20 年	永久、60 年、30 年	省以下馆两者都在接收范围；20 年档只有法院一侧不进
档号形式	年度、一案（册）一号	SS—结案年度—保管期限代码—顺序号	检索引工具与法院案号索引不通用，要分别建
归档时限	结案后 3 个月内，特殊 ≤6 个月	结案年度归档，最迟不超过下一年第二季度	到馆时间不同，排批次时要错开
移交表述	定期向同级国家综合档案馆移交	按国家有关规定向有关档案馆移交	检察院可能交本级馆，也可能交上级或专门馆，需提前确认去向
撤并情形	撤销、合并时按 11 号文第 41 条移交	撤销、分立、合并时移交相关人民检察院	两种去向都要盯，档案不得分散

七、常见退档原因与自查

下面是接收实践中最常见的退档原因，接收前先自查一遍，能省掉大量反复。

序号	常见问题	后果	接收前怎么自查
1	未列入本年度接收计划	对方送来了也不接收	排计划时主动通知到位
2	保管期限未到门槛	定期档被挡回	先按第 7 条核对本馆接收范围
3	案卷目录与实物不符	清点时卡住	预审阶段先核目录
4	卷内目录、备考表缺失	入库后无法编检索工具	按八项必查逐卷过
5	未去除金属物	长期存放污染纸张	开箱时逐卷检查
6	检索工具不齐	入库后编不了索引	接收清单里单列检索工具一项
7	涉密件未登记	开放审核无依据	要求提交解密审核情况说明
8	电子目录数据无法衔接	入库后要重录	提前约定数据格式与接口

八、如果想再省事一点

接收环节的重复劳动，主要集中在逐卷清点、目录核对、数据衔接这三件事上。接到系统里的做法是：把接收清册、案卷目录、电子目录做成一份数据，清点时扫描件逐卷核对、入库时按数据批量编馆编卷号、统计时自动汇总——把「人工数卷」换成「数据比对」，一个接收人员就能应付年度接收任务。

元泰数字方舟（数字档案室系统）与魔方（档案整理软件）对应这两段：接收时用目录数据做批量核验与入库编目，数字化成果用 数字化成果验收与数据备份里的四性检测把关，电子目录的规范著录参照 目录建库与数据挂接。

要提醒的是：工具只解决「不漏项、可追溯」，接收范围判断与开放鉴定结论仍然要由档案馆自己做——哪些该接、哪些暂缓、哪些要限制利用，是专业判断，不是软件能替代的。

九、相关阅读

• 档案馆接收范围怎么定——9 号令八类机构与延伸口径，接收范围的完整说明。
• 档案馆工作全流程清单——收什么、怎么开、怎么用，档案馆整体工作的总入口。
• 人民法院的档案怎么向档案馆移交——移交端视角，讲法院怎么把档案交出来。
• 人民检察院档案移交——移交端视角，讲检察院的口径与做法。
• 诉讼档案整理：法院专业档案实例——了解案卷在法院一侧是怎么整理出来的。
• 档案什么时候移交进馆——通用移交时限、交接文据与电子档案移交要求。
• 数字化成果验收与数据备份——数字化副本的四性检测与备份要求。
• 目录建库与数据挂接——电子目录的规范著录与系统衔接。
• 档案开放审核怎么做——接收后如何处理开放与限制利用意见。
• 档案整理编目服务——需要外部协助时的服务入口。

十、常见问题（FAQ）

档案馆必须接收法院和检察院的档案吗？

是。国家档案局令第 9 号第二条把人民法院、人民检察院列入综合馆依法接收的八类机构之一，属于必收范围。但必收不等于全收——还要看是否已过本馆接收年限门槛、是否列入本年度接收计划、质量是否合格。

省级馆和市县馆接收的范围有什么不同？

9 号令第七条规定：省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案；省级以下（不含省级）档案馆接收永久和 30 年以上（含 30 年）的档案。所以同一批材料，省级馆只接永久档，定期档留在法院、检察院，这是正常分工。

法院的 20 年档要不要接？

看本馆层级。省以下综合馆只接收永久和 30 年以上（含 30 年）的档案，法院的 20 年档通常不在接收范围内；不过 9 号令第七条只规定了最低接收范围，各馆可按本地规定与移交单位协商确定，实际以本馆接收计划为准。

接收前要先审目录吗？

建议先审。安顺、普陀等地的接收规范都要求档案馆提前把接收标准告知移交单位，并在正式交接前核对目录。目录不齐、期限表缺失的批次不进入交接环节，比在逐卷验收阶段才发现问题再退回要省事得多。

移交单位没交开放鉴定意见怎么办？

不能直接接收。9 号令第五十二条要求机关在移交前做好密级变更或解除，并提出划控与开放意见；尚未移交进馆档案的开放审核责任在档案形成或保管单位。缺少这份意见，档案馆后续开放审核就没有依据，应当要求补齐后再办交接。

接收时最容易被忽略的问题是什么？

去除金属物。案卷装订前要去除卷内文件上的订书钉、回形针等金属物，否则长期存放会锈蚀并污染相邻纸张。这一项在验收时容易放过，后果却比较麻烦，应当在开箱逐卷检查时专门核对。

检察院的档案会不会不交到本馆？

有可能。法院的规定是「定期向同级国家综合档案馆移交」，指向明确；检察院的表述是「按国家有关规定，根据实际情况向有关档案馆移交」，没有限定为某一级的综合馆。因此接收计划阶段就要把移交去向确认清楚，避免档案送到门口才发现不是本馆该接的。

接收完还要做什么？

三件事：按全宗和分类方案编馆编卷号；编制检索工具，包括案卷目录、卷内文件目录、案号与当事人索引；把接收数量纳入馆藏统计与年度统计年报。这三步做完，档案才算真正入库可用。

参考来源

1. 国家档案局：《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第 9 号） —— 第二条第五项人民法院、人民检察院属必收机构；第七条各级档案馆的接收期限门槛
2. 中国政府网：国家档案局令第 9 号全文 —— 第八条收集电子档案和纸质档案的数字化副本
3. 上海市普陀区档案馆：接收进馆工作规范 —— 接收范围与年限、案卷接收标准、数字化副本与电子目录要求、交接事项与全宗介绍
4. 安顺市档案馆：接收档案标准 —— 接收进馆基本要求、档号编制、涉密登记与开放鉴定、检索工具要求
5. 荔波县人民政府办公室：规范档案接收进馆相关工作要求的通知 —— 进馆标准、进馆要求、事先联系与验收合格后方能移交
6. 最高人民法院、国家档案局：人民法院诉讼档案管理相关规定 —— 案卷封面归档章、年度一案（册）一号、并卷注明、检索工具编制