档案整理8道关：新人最易错的是第 1 关和第 6 关

带新人最怕的，是念了十遍归档规则，一上手就错。按 DA/T 22-2015《归档文件整理规则》，从”组件”到”排架”一共 9 道整理程序：组件 → 修整 → 装订 → 分类 → 排列 → 编号 → 编目 → 装盒 → 排架。其中可独立操作的 8 个环节（修整并入装订），也是大多数单位实际整理流程里的”8 道关”。带新人把这 8 关走一遍，答案就出来了：栽得最多的，是第 1 关组件和第 6 关编号。

一、8 道关总览（按 DA/T 22-2015 整理程序）

关序	名称	做什么
1	组件	把”该在一起的”放一起
2	修整	裱糊、折叠、去掉易锈蚀的金属物
3	装订	永久件用线装，禁用塑料封皮
4	分类	按”年度 — 保管期限 — 机构（问题）”三级分类
5	排列	同一类下，按事由 — 时间 — 重要程度
6	编号	编档号 + 件号（4 位）
7	编目	填归档文件目录
8	装盒 / 排架	按件号顺序入盒上柜

二、栽得最多的，是这两关

第 1 关 · 组件：把”该一起的”拆散了

3 个最常见的错：

• 正文与附件拆成两件 —— 应合为一件，附件在前、正文在后；
• 正文与文件处理单、发文稿头纸拆开 —— 应合为一件；
• 请示与批复、报告与批示拆成两件 —— 同一事项的可作为一件，复文在前、来文在后。

另外两个易忽略的：跨年度办理的文件归入办结年度（不是收文年）；跨年度的会议文件归入闭幕年度。

第 6 关 · 编号：档号写错一件，全盒查不到

档号的标准结构是：全宗号 – 档案门类代码 · 年度 – 保管期限代码 – 机构（问题）代码 – 件号。

标准示例：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001
含义：全宗号 Z109 / 门类代码 WS（文书） / ·年度 2011 / 保管期限 Y（永久；定期 30 年用 D30，定期 10 年用 D10） / 机构代码 BGS（办公室） / 件号 0001（4 位阿拉伯数字）。

3 个最常见的错：

• 件号不补零，写成 1 而不是 0001 —— 系统排序直接乱；
• 机构（问题）代码写中文全称（如「办公室」），不是代码（如 BGS）；
• 跨年度件用收文年号 —— 应按办结年归类，年度不统一档号也对不上。

三、其余 6 关的一句话避坑

• 第 2 关 修整：A3 折 A4；永久件务必去金属钉。
• 第 3 关 装订：永久件线装；页数较少的可用不锈钢钉。
• 第 4 关 分类：三级分类「年度 / 保管期限 / 机构（问题）」缺一不可。
• 第 5 关 排列：会议文件、统计报表等成套文件要集中，不拆散。
• 第 7 关 编目：目录 8 项 = 件号、责任者、文号、题名、日期、页数、密级、备注。
• 第 8 关 装盒排架：同保管期限 + 同机构下，按件号顺序装盒上柜，排架顺序保持稳定。

四、带新人，3 步比念条文管用

• 先讲规则：把 8 关全貌 + 第 1 关、第 6 关的 6 个易错点讲清楚；
• 给实例：拿上一年的真实归档件，现场拆给新人看；
• 让她自己走一遍：边做边问”这一步属于哪一关？现在在做什么？”，错了立刻讲为什么。

按这三步带两周，胜过念十遍条文。上面这套”8 关”也是我们内部培训用的口诀，最近把它做成了一款免费小游戏：每关对应一道整理程序，答错系统会立刻告诉你为什么。在 档案整理小游戏：8 关边玩边记 里，手机或电脑浏览器打开就能玩。

易错 vs 正确：对照速查

环节	易错写法	正确写法
组件	正文、附件拆成两件	合为一件，附件在前正文在后
编号	件号写 1	写 0001（4 位补零）
编号	机构写「办公室」	写代码 BGS
编号	用收文年	用办结年

常见问题

Q1：档号里的机构代码去哪查？
本单位《分类方案》（三合一制度）里定，全宗内统一使用，不能随意写中文全称。

Q2：请示和批复必须放一起吗？
同一事项的可作为一件，复文在前、来文在后；不同事项应分开组件。

Q3：永久件用什么装订？
永久件用线装，禁用塑料封皮；不锈钢钉仅适用于页数较少的非永久件。

想系统掌握 8 道关的完整流程与档号编制，可看 档案整理技术：8 步流程详解，以及 文书档案整理：DA/T 22-2015 档号示例。