每年一到归档季，档案室最头疼的往往不是编页号、不是装盒，而是保管期限和年度的判定。一份文件定永久还是30年？属于哪一年？这些判断要逐条对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）的104条规则。元泰把整个归档整理工作简化成了4步，把最难的专业判定交给了AI。
归档季最难的，是”判定”不是”动手”
一份文件定永久还是30年，属于哪一年，这些判断要逐条对照8号令的104条规则。新人要磨好一阵才能上手；一个中等单位几百份文件，光判这两项就是大工程——100条目录判下来就是一整天，还未必准、未必一致。
针对这个痛点，元泰公司把整个归档整理工作简化成了4步。核心思路其实很简单：录入的人不用先学档案专业知识，先把文件录进目录，由AI判定保管期限和年度，人工复核确认后再做后续。专业门槛被拆掉，流程也跟着大幅简化。
简化后的4步流程，和现有习惯无缝衔接
下面是简化后的4步完整流程，不需要改变既有的工作习惯：
- 收集文件，编临时号，按接收顺序用铅笔,在右上角编临时号
2. 录入Excel 按顺序录入题名、责任者、文号
3. 导入启典，批量判定，数秒出结果,保管期限+年度+依据
4. 按结果处理实体，分类、盖章、编页号、装盒
第一步：收集文件，编临时号
各部门交来的归档文件，按接收顺序集中放置，不区分保管期限和年度，从头到尾用铅笔在右上角编临时顺序号（1、2、3……）。
这一步不需要档案专业知识，谁都能完成。临时号的作用，是建立实体文件与后续Excel目录的一一对应关系。
第二步：录入Excel
按临时顺序号，把每份文件的题名、责任者、文号等基本信息录入表格，确保顺序和实体文件一致。
同样是纯录入，零门槛。
第三步：导入启典，批量判定
把整理好的Excel导入启典知识库，系统自动完成：
• 逐条判定保管期限（永久/30年/10年）
• 自动识别每份文件所属年度
• 每条结果都标注判定依据，方便后续复核和审计追溯
几百条目录，判定结果数秒内生成，不用逐条翻阅8号令。
第四步：按结果处理实体文件
拿着判定结果，按临时顺序号找到对应实体文件，依次完成：按保管期限分类归集 → 加盖归档章、编制正式件号 → 逐页编制页号 → 装盒、填写备考表。
临时顺序号在整个流程里一直当”索引”用——拿着结果按号找文件，保证实体和数据不脱节。
和传统做法比，差别在哪
| 对比项 | 传统做法 | 元泰4步流程 |
|---|---|---|
| 保管期限判定 | 逐条翻8号令，约1天/100条 | AI秒级判定，准确率97% |
| 人员要求 | 需档案专业知识，新人难上手 | 前3步零门槛，档案员集中把关 |
| 判定一致性 | 多人判定易出入 | 统一标准，结果可复核追溯 |
| 数据安全 | 人工处理 | 软件本地脱机运行，数据不上传 |
💡 关键变化：把”必须先懂规则才能动手“变成了”先录入、AI判、人复核“——四步之内，最难的专业判定被AI接走，剩下的录入、盖章、装盒都是谁都能做的活。档案工作基础较薄弱的基层单位，前三个步骤普通工作人员就能完成，档案员的专业精力可以腾出来做审核复核和整体质量把控。
元泰档案知识库（启典）
AI驱动的档案智能工具，四大核心能力：
- 保管期限判定：批量导入目录，准确率97%
- 双层PDF元数据提取：自动提取题名、文号、日期、责任者
- 档案智能问答：内置100余份行业标准，自然语言提问秒答
- 完全脱机运行：数据不离开本机，安全合规
免费体验100次，0门槛先用起来
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• 完整操作演示（四步流程）：www.ytshuju.cn/newworkflow/
• 目前启典的保管期限判定准确率已达97%，覆盖文书、会计、照片等常见档案门类，软件完全在本地运行，符合保密要求。
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