年度归档整理工作中，最考验专业能力和耗时最长的一个环节，往往是保管期限和所属年度的判定。如果有人工智能辅助判定保管期限和年度，未经档案专业知识培训的人承担机器无法替代的编页码、盖归档章、装盒等工作，就能顺利完成年度归档工作。
本文介绍元泰公司开发的新的档案整理工作流程，一种基于AI技术判定保管期限和年度的辅助方案，帮助档案工作者高效完成年度归档工作。
保管期限判定的现实困难
根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、30年、10年三个档次。实际操作中，判定工作需要逐条对照规定条文，对每份文件的内容、来源和性质进行综合判断。
常见痛点包括：
- 规则多、记忆难：8号令包含104条保管期限判定规则，涵盖党群工作、行政综合、人事、财务等各职能领域，新人需要较长时间才能熟练掌握。
- 年度判定易出错：部分文件存在多个日期（拟稿日期、签发日期、收文日期），如何确定归档年度需要准确的判断。
- 批量处理效率低：一个中等规模的机关单位，年度归档文件动辄数百件，逐条判定耗时巨大。100条目录光判定这两项就要花费一整天，且人工判定难以保证一致性。
在人员编制有限、档案工作多为兼职承担的现实条件下，提高判定环节的效率，是很多单位档案室的切实需求。
启典的批量判定方案
针对上述痛点，元泰公司推出了新的档案整理工作流程。其核心思路是：录入人员无需学习档案专业知识，先将零散文件录入目录（也可以使用各内部科室填写的移交目录），由AI逐条分析文件题名、责任者、文号等信息，自动给出保管期限和年度的建议，并提供判定依据供人工复核，计算机排序和生成档号后，由录入人员盖章、编页号等，完成归档。
功能特点
| 特性 | 说明 |
|---|---|
| 批量处理 | 一次导入整批档案目录（Excel格式），系统逐条判定，无需逐条手工操作 |
| 双项判定 | 同时给出保管期限（永久/30年/10年）和所属年度，一步到位 |
| 判定依据 | 每条结果均标注引用的标准条款，便于复核和审计追溯 |
| 本地运行 | 软件完全在本地运行，档案数据不上传互联网，符合保密要求 |
目前系统的保管期限判定准确率已达到97%，覆盖文书、会计、照片等常见档案门类。
四步操作流程
启典的批量判定功能设计为与现有归档工作流程无缝衔接，不需要改变既有的工作习惯。完整流程如下：
第一步：收集文件，编临时号
各部门、各处室交来的归档文件，按接收顺序集中放置，不区分保管期限和年度，从头到尾编制临时顺序号（1、2、3……），用铅笔标注在文件右上角。
这一步不需要档案专业知识，谁都能完成。临时号的作用是建立实体文件与后续Excel目录的一一对应关系。
第二步：录入Excel
按临时顺序号，将每份文件的题名、责任者、文号等基本信息录入Excel表格，确保顺序与实体文件一致。
第三步：导入启典，批量判定
将整理好的Excel导入启典知识库，系统会自动完成以下工作：
- 逐条判定保管期限（永久/30年/10年）
- 自动识别每份文件所属年度
- 每条结果标注判定依据，方便后续复核
判定结果在数秒内即可生成，无需逐条翻阅8号令。
第四步：根据结果处理实体文件
判定结果生成后，按临时顺序号找到对应的实体文件，依次完成：
- 按保管期限分类归集
- 加盖归档章，编制正式件号
- 逐页编制页号
- 装盒，填写备考表
临时顺序号在整个流程中起到”索引”的作用——拿着判定结果按号找文件，保证实体与数据不脱节。
方案价值
这一流程的核心变化在于降低了归档整理的专业门槛：
- 过去：必须先掌握保管期限判定规则，才能动手整理
- 现在：先按编号录入基本信息，由系统辅助判定，人工复核确认后继续后续操作
对于档案工作基础较薄弱的基层单位，前三个步骤可以由普通工作人员完成，档案员的专业精力可以集中到审核复核和整体质量把控上。
如何使用
元泰档案知识库（启典）提供两种使用方式：
- 在线体验：通过网站网页版体验功能效果（仅用于功能演示，不适用于实际档案工作）
- 本地部署：下载安装包，在本地或局域网环境中正式使用，确保档案数据安全
如需了解详细功能、价格方案或申请试用，请访问元泰档案官网（ytshuju.cn）或直接联系我们的销售团队。
元泰档案知识库（启典）—— AI驱动的档案知识库，支持保管期限判定、双层PDF元数据提取、档案法规智能问答，全面脱机运行，保障档案数据安全。