元泰数字档案整理软件（魔方）：扫描件自动整理，整理环节用工成本直降 80%

数字化加工之后，真正费人工的是”整理”——元泰数字档案整理软件（魔方）能帮档案整理公司把重复劳动交给软件，把利润留给自己。

在档案数字化项目里，扫描只是第一步。真正消耗人力的，是扫描之后——把成千上万张杂乱的扫描件，按档号逐一重命名、建文件夹、核对页数，整理成符合验收标准的规范成果。一家档案整理公司承接项目后，往往要投入大量人力做这些重复劳动，人效上不去，利润被人工成本吃掉。

魔方是什么

魔方（元泰数字档案整理软件）是呼和浩特市元泰电子科技有限责任公司依据国家档案局相关标准研发的扫描件自动整理工具。它把扫描完成的图片文件自动整理为符合国家标准的规范化档案成果，几分钟完成人工一天的工作量，帮档案整理公司、企业档案室大幅压缩整理环节的人工成本。

为什么”数字化加工后”的整理最费时间

很多单位以为”扫完就完了”，其实扫描是机器干的快活，整理才是人扛的慢活。传统人工整理一件档案约需 5–10 分钟：对档号、找对应图片、重命名、移入文件夹、核对页数，全靠眼睛和手。项目越大，这种重复劳动越拖进度、越占人手。员工招得到，但把宝贵的人力耗在机械的命名和搬运上，本质上是在用高成本做低价值的事。

魔方怎么做——四步完成自动整理

1. 文件夹结构自动生成。按全宗号／年度／保管期限自动创建符合国标的目录层次，无需人工逐级建文件夹。
2. 自动关联校验。指定扫描图片所在文件夹后，软件根据页数自动完成图片与档案条目的对应，页数不符时红色预警，在整理过程中就发现问题，避免整完再返工。
3. 自动重命名与移动。内置符合国家标准的命名规则（如 A001-WS・2023-Y-0012.pdf），也可自定义；一键把散乱扫描件自动重命名、归入对应档号文件夹，输出可直接用于验收或导入管理系统的规范成果。
4. 四步完成、上手简单。导入著录表格 → 关联扫描件 → 确认命名规则 → 一键整理输出。录入人员无需深厚档案功底，简单培训即可顶岗。支持单机版，可局域网本地部署，档案数据不出内网。

实测效果

项目	数据
档案件数	286 件
扫描图片	1,430 张
处理时间	约 8 分钟
命名错误	0 个
手工干预	0 次

传统人工整理每件约 5–10 分钟，魔方处理每件仅需几秒。同等工作量，整理环节成本可直降 80% 以上——这些省下来的，正是档案整理公司的利润空间。数字化加工之后最头疼的”整理时间”，被压缩到了原来的零头。

谁适合用魔方

档案整理公司：把重复劳动交给软件，把专业判断留给档案员，项目交付更快、毛利更高。

企业档案室／机关档案室：自有数字化项目的整理环节不再依赖外包或加班，内部即可规范化完成。

综合档案馆：批量数字化成果的规范化整理与验收，效率与准确率双提升。

与启典配合，覆盖”整理＋著录”全流程

公司还有面向档案著录与保管期限判定的 AI 产品——元泰档案知识库（启典），可从扫描件自动提取著录字段、批量判定保管期限与年度。魔方负责”整理”、启典负责”著录”，两者配合即可覆盖档案数字化的全流程，进一步减少人工投入。

诚邀采购与区域经销

① 直接采购使用——用魔方为您的整理业务降本增效；

② 成为区域经销——面向全国各省、市招募经销伙伴，提供产品、培训、技术与市场支持，共同开拓本地档案智能化市场。

我司愿配合提供产品演示、技术资料及试用部署，并按照您的要求进一步完善产品，更好服务档案事业高质量发展。

魔方说明主页：https://www.ytshuju.cn/arranger/

启典知识库主页：https://www.ytshuju.cn/arobot/

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