一台扫描仪、几千份纸质档案、一整天的工作时间——这是很多档案整理人员面对的日常。
扫描完之后，问题才刚刚开始：几千张图片摆在那里，怎么命名？放到哪个文件夹？
人工逐个处理？出错率高，还慢。
本文就用一个真实场景，带您完整介绍如何使用元泰数字档案规范化整理软件（规整）的操作流程——从扫描件到符合国标的整理结果，全程无需手工输入。
场景说明
单位类型：某机关单位整理任务：2023年度文书档案，共286件，已完成纸质扫描目标要求：扫描件转化为PDF文件、生成双层PDF，按档号规则命名PDF，并存放至对应层次文件夹
按照国标，文书档案扫描件转诚PDF的命名格式为：
全宗号-档案门类代码・年度-保管期限代码-件号比如：A001-WS・2023-Y-0012.pdf
手工处理286件档案，每件平均5页，就是1430个图像文件，还有286个PDF，文件名——这还只是命名，建文件夹另算。
第一步：准备工作
使用规整软件前，需要准备两样东西：
① 扫描件按照扫描顺序，将图片文件存放在一个文件夹中，无需预先命名。
② 电子档案目录（Excel表格）包含每件档案的基本信息：件号、题名、全宗号、责任者、年度、保管期限、页数等。
💡 提示：如果使用档案管理软件（如元泰魔方），可以直接导出著录表格，无需重新录入。
第二步：导入著录信息
- 打开元泰数字档案规范化整理软件（规整），点击【新建任务】
- 选择档案类型：文书档案
- 点击【导入著录信息】，选择准备好的Excel文件
- 软件自动识别字段对应关系，确认无误后点击【确认导入】
导入成功后，界面会展示所有档案条目，并显示每件的件号、件名、页数等信息。
生成PDF
重新命名PDF
第三步：关联扫描件
- 点击【选择扫描件文件夹】，指定存放扫描图片的目录
- 软件根据扫描顺序和著录信息中的页数，自动完成对应关联
- 在预览区域，可以逐条查看每件档案对应的扫描图片是否正确
⚠️ 注意：如果某件档案的扫描页数与著录不符，软件会以红色标记提示，方便核查。
第四步：设置命名规则
规整软件内置多种命名规则，也支持自定义。
第五步：设置文件夹结构
在【输出设置】中，选择文件夹层次：
全宗号
└── 年度
└── 保管期限代码
└── 件号（含扫描图片）这与国家档案局推荐的数字化成果存储结构完全一致，无需二次调整。
第六步：执行整理，输出结果
点击【开始整理】，软件自动完成：
- ✅ 按命名规则重命名所有扫描件
- ✅ 按文件夹层次创建目录
- ✅ 将文件归位到对应文件夹
- ✅ 生成整理报告（含文件数量、错误记录）
本次任务实测数据：
| 项目 | 数值 |
|---|---|
| 档案件数 | 286件 |
| 扫描图片 | 1,430张 |
| 软件处理时间 | 约8分钟 |
| 命名错误 | 0个 |
| 手工干预 | 0次 |
整理前后对比
整理前（原始扫描件）：
扫描件/
├── IMG_0001.jpg
├── IMG_0002.jpg
├── IMG_0003.jpg
...（1430个无序文件）整理后（规整软件输出）：
数字化成果/
└── A001/
└── 2023/
├── Y/
│ ├── 0001/
│ │ ├── A001-WS・2023-Y-0012.jpg
│ │ └── A001-WS・2023-Y-0013.jpg
│ └── 0002/
│ ├── A001-WS・2023-Y-0012.jpg
│ └── ...
└── D30/
└── ...文件夹层次清晰，命名规范，可直接用于验收或导入档案管理系统。
适用范围
规整软件目前支持以下档案类型：
| 档案类型 | 命名规则 | 文件夹结构 |
|---|---|---|
| 文书档案 | ✅ | ✅ |
| 会计档案 | ✅ | ✅ |
| 科技档案 | ✅ | ✅ |
| 专门档案 | ✅ | ✅ |
小结
规整软件解决的，就是档案数字化整理中最繁琐的那一段：
扫描完成之后，到符合国标成果之间的这段距离。
不是替代档案员，而是把重复劳动交给软件，让档案员把精力放在质量核查和专业判断上。
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元泰数字档案室软件 | 呼和浩特市元泰电子科技有限责任公司