“档案数字化项目顺利验收，但整理环节的外包费用，比扫描还贵。”近日，某旗县档案馆负责人张先生（化名）向本报记者反映，其单位2025年完成的档案数字化项目，扫描费每页0.3元，整理费却高达每页0.8元——”扫了8万页，光整理费就花了6万多”。
这并非个案。本报调查发现，档案数字化项目中，整理环节成本占比高达40%-60%，成为不少单位的”数字化焦虑”。
成本直降80%：外包 vs 软件工具
记者对比传统外包与软件辅助两种模式发现，以10万页档案整理项目为例：
| 整理方式 | 总费用 | 交付周期 |
| 传统外包 | 6万-10万元 | 15-30天 |
| 规整软件 | 1万-1.5万元 | 3-5天 |
某市级档案馆信息化负责人李科长介绍：”我们去年用软件处理了约15万份扫描件，全部费用不到2万元。同等工作量外包，至少要12万起步。”
效率同样显著提升。”原来5名档案员连干5天才能完成的工作，现在2小时搞定。”张先生说。
专业工具：年费仅299元起
元泰公司推出的”规整”软件，专为好数字档案规范化整理设计，支持按档号规则批量重命名、自动分类、校验报错、Excel对接等功能，年费仅299元起。
“对于常规性档案整理和数字化日常维护，软件工具的性价比优势明显。”业内人士建议，单位可根据需求选择”软件+少量人工”的混合模式，既控成本，又保质量。
**呼和浩特市元泰电子科技有限责任公司**
产品：规整 – 档案扫描件批量重命名工具
网址：www.ytshuju.cn
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