内蒙古某地级市人力资源和社会保障局，下辖社保、就业、人事等多个业务科室，每年产生的文书档案和业务档案数以万计。过去这些档案散落在各科室，和业务办理系统（OA）脱节——业务办完了，纸质件和电子件却要档案员事后手工补录，效率低、还常出错。等到要向市档案馆移交时，总被挑出断号、重号、数字化副本挂接不全的问题，来回返工。去年，该市人社局引入元泰数字档案室软件（数字方舟），把档案管理从”各科室找文件”改成”集中统一管理”。
OA 对接，文件办结即归档。 业务在 OA 中办理完毕后，电子文件连同目录自动推送到前置机，数字方舟读取后直接建立文件级档案目录。档案员只需在收文/发文管理里赋予年度、保管期限、档号等属性，系统就按档号自动命名、自动归位，不再事后补录。
全键盘录入，速度翻了几倍。 专业录入人员用 Ctrl+S 保存、Ctrl+A 添加，全程不碰鼠标；录完一条点”继续录入”，上一条的保管期限、年度、档号结构自动继承，只需补题名、责任者、文号、页数，比在电子表格里拖拽省事得多。
移交前先”体检”，一次过审。 数字方舟内置数据校验，在移交前就把断号、重号、副本挂接不全等问题查出来。同时按当地档案馆要求自定义了档号格式，并依据内蒙古自治区地方标准《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》（DB15/T 2459-2021）整理，最终向市档案馆移交时一次通过，没再返工。密级与开放状态用颜色直观区分，关键项红字突出，档案业务一眼看清。系统部署在局内局域网，数据不出内网。
“以前移交季最怕档案馆退回来，现在校验一过心里就有底了。”负责档案的同志说。如今各科室的档案统一进数字方舟，全局真正实现了一室统管、按标移交。