某市文化局是地级市直机关。今年档案工作交给了刚调入的新档案员小张——可她此前从没整过档案，对着堆积的收文、发文材料犯了难，在档案工作上是纯粹的小白。
办法不是没想过。请社会上专业的老档案员来帮忙，开口就要一万多块钱；请档案局的人来指导，人家来讲了讲，但没讲出具体的操作。两头都靠不上，活儿还得自己干。
新档案员想了个办法：从单位里找了三位平时打字的文员，配上元泰的两款软件，自己把任务干了下来。
第一步，把各科交上来的移交目录和局发文目录归并到一起，导入元泰档案知识库（启典），让 AI 跑了一遍，自动判定每件文件的保管期限和所属年度——过去最费经验、最易出错的环节，几分钟就出了结果，并排好顺序。第二步，用元泰数字档案整理软件（魔方）按规则生成档号。有了档号，上千件文件立刻有了明确的排列顺序；顺序一定，接下来的活儿就机械化了。三位打字员照着档号，给文件盖归档章、编页码，把档号等信息填进归档章，再按顺序排列、装盒，工作就收了尾。
前后只用了半个月。小张算了一笔账：没花请人的一万多，也没干等档案局，靠两个打字员加启典、魔方，就把全年归档任务利利索索完成了。”原来不是非得等老档案员，软件把最难的判定和编号都干了。”她说。