档案室上系统，最先问的几乎都是”档案软件报价多少钱”。但档案软件不像办公软件有统一标价——它按室藏量、功能模块、部署方式一项项算。本文把元泰档案软件三件套（魔方·数字档案整理软件、启典·元泰档案知识库、数字方舟·数字档案室软件）的建议零售价、计费方式、影响报价的关键因素一次说清，帮你做预算时心里有数。
一、三件套分别解决什么（定位与适用）
三件套是相互独立、也能组合使用的一套档案信息化产品线，各自解决档案生命周期的不同环节：
| 产品 | 一句话定位 | 解决的核心问题 | 典型适用单位 |
|---|---|---|---|
| 魔方（数字档案整理软件） | 把纸质/扫描件变成规范电子档案 | 著录、OCR 识别、组件整理，直接对接 DA/T 18、DA/T 22 | 有存量档案待整理的单位、档案服务公司 |
| 启典（元泰档案知识库） | 档案智能检索与问答利用 | 把档案变成”能问”的知识库，提升查全率与利用服务 | 档案利用频繁、需对外服务的机关企事业单位 |
| 数字方舟（数字档案室软件） | 文档一体化管理 | 接收、管理、利用、保存全流程，可配软硬件一体机 | 建设数字档案室、需全量管理的单位 |
二、档案软件报价一览（建议零售价，含税）
下表为三件套面向最终客户的建议零售价（均含税），实际成交价随室藏量、模块组合、部署方式浮动，最终以正式报价单为准。
魔方 · 数字档案整理软件
| 版本 | 建议零售价 | 计费方式 | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| 体验版 | 免费 | 免费试用 15 天（全功能开放） | 采购前实际体验 |
| 3 个月授权 | ¥300 | 订阅（有效期 3 个月） | 短期项目 / 过渡期 |
| 6 个月授权 | ¥550 | 订阅（有效期 6 个月） | 中期项目 |
| 1 年授权 | ¥980 | 订阅（有效期 1 年） | 标准年费，长期使用首选 |
| 永久授权 | ¥9,800 | 永久授权（一次性买断） | 长期自用、资产入固定资产 |
说明：订阅采用阶梯定价——期限越短月均单价越高（3 月约 ¥100/月 > 6 月约 ¥91.7/月 > 1 年约 ¥81.7/月），引导年付或买断。魔方另含 15 天免费试用。
数字方舟 · 数字档案室软件（永久授权）
| 版本 | 建议零售价 | 计费方式 | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| 基础版 | ¥19,800 | 永久授权 | 单用户、基础门类（文书 / 会计） |
| 标准版 | ¥29,800 | 永久授权 | 多用户、全门类、可 OA 对接 |
| 专业版 | ¥45,000 | 永久授权 | 档案室 / 多全宗 / 移交包 |
说明：数字方舟零售区间 ¥19,800–¥45,000，超大/档案室定制项目面议（¥50,000 以上）。机关和国企建议选一次性永久授权，这样，软件资产可入固定资产。
启典 · 元泰档案知识库（按次计费）
| 版本 | 建议零售价 | 计费方式 | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| 体验版 | 免费 | 免费 100 次查询 | 全功能开放，仅限查询次数 |
| 正式版 | ¥1,980 / 10 万条 | 按查询条数计费（额度可累加） | 本地部署，一机一码；AI 著录加速 |
说明：启典为需下载安装的本地软件，推理大模型由客户在内网自备或选配算力平台（可选年服务费，另报）。官网网页版仅为功能演示，不可用于实际工作。三件套可组合成完整”扫描件→AI 著录→编目管理”闭环。
三、组合套餐（建议零售价，含税）
为降低报价复杂度，三件套可打包成不同档位的整包方案，套餐价在单品之和上约有组合优惠：
| 套餐 | 包含 | 建议零售价 | 适用 |
|---|---|---|---|
| 入门包 | 魔方永久授权 + 数字方舟基础版 + 启典正式版（¥1,980/10万条） | ¥31,580 | 小微整理公司自用 + 交付 |
| 标准交付包 | 魔方永久授权 + 数字方舟标准版 + 启典正式版（¥1,980/10万条） | ¥41,580 | 中型整理公司”做项目 + 卖系统”全链条 |
| 全链条旗舰包 | 魔方永久授权 + 数字方舟专业版 + 实施服务 + 启典正式版（¥1,980/10万条） | ¥56,780 + 实施 ¥3,000–8,000 | 档案室 / 大客户整包交付 |
四、计费方式说明（钱到底怎么算）
档案软件报价常见以下几种计费口径，签单前务必在报价单上写清：
- 永久授权 vs 年费订阅：魔方提供订阅（3 月/6 月/1 年）与永久授权双选项，订阅适合短期项目、永久适合长期自用；数字方舟为永久授权；启典为按次计费。
- 按点数 / 按模块：OCR 识别、批量著录常以”点数”计，买得越多单价越低；功能模块按需勾选。
- 按用户数 / 全宗数：并发用户数、管理的全宗数量直接影响总价，是报价的主要变量。
- 实施费与培训费：标准产品通常含基础培训；历史数据迁移、复杂实施一般另计，需在报价单单列。
- 软硬件一体机：数字方舟可配套软硬一体机交付，整机方案价格与纯软件不同，详见销售配置。
五、影响档案软件报价的关键因素
同样是”档案软件”，报价可能差几倍，主要看这 6 项：
- 室藏量：需要整理/管理的卷、件数量是基础变量。
- 并发用户数：同时在线利用的人数越多，授权规模越大。
- 模块组合：只要整理，还是要 OCR、检索、利用、编研全上。
- 是否含 OCR / AI 著录：AI 辅助著录能大幅降人工，但计入点数成本。
- 部署方式：公有云、私有化部署、一体机，价格梯度不同，涉密场景必须私有化。
- 对接需求：是否需要与现有 OA、业务系统打通，接口开发另计。
六、不同预算怎么选（档案软件多少钱才合适）
- 小单位（几万卷以下、以整理为主）：从魔方单机整理版起步，配少量 OCR 点数即可，投入最低（最低 ¥300 起，永久授权 ¥9,800）。
- 中大型 / 重利用服务：魔方 + 启典组合，整理完直接进知识库对外服务，性价比最高。
- 建设数字档案室：以数字方舟牵头做室库一体化，按需并入魔方、启典模块（标准版 ¥29,800 起）。
拿不准怎么配，可以先看《档案整理外包还是买软件》算一笔选型账，再决定自购软件还是继续外包。
常见问题（FAQ）
Q：档案软件一般多少钱一套？
A：从魔方免费体验版、3 个月授权 ¥300 起，到数字方舟专业版 ¥45,000、全链条旗舰包 ¥56,780+实施的数字档案室整包都有。具体区间见上文”报价一览”与”组合套餐”，最终以正式询价为准。
Q：档案室扫描软件多少钱一个？
A：扫描 / OCR 通常作为整理软件（魔方）的功能模块计费，不单独卖”扫描软件”。它随魔方版本授权包含相应 OCR 能力（如 1 年授权 ¥980、永久授权 ¥9,800 均含整理与 OCR 模块）；超量可增购点数。详见魔方价格表。
Q：报价含实施和培训吗？
A：标准产品含基础操作培训；历史数据迁移、复杂实施（如数字方舟/启典部署、档号配置、OA 对接、模型部署）通常另计，建议实施服务费约 ¥3,000–8,000/项目，视工作量而定。所有费用会在签单前的正式报价单中逐项列清，不存在”隐藏收费”。
Q：可以只买其中一个产品吗？
A：可以。三件套相互独立，按实际需求选购任一产品；组合采购通常可享打包价，具体咨询销售。
Q：有免费试用吗？
A：魔方提供 15 天全功能免费试用，启典体验版含 100 次免费查询。联系销售开通即可在采购前实际体验功能。
Q：怎么拿到正式报价清单？
A：提供室藏量、所需模块、部署方式（云 / 私有化 / 一体机）三项信息，销售会出具带明细的正式报价单。经销商 / 代理合作政策请直接联系元泰数据，由专人对接。
结语
档案软件报价没有”标准答案”，但有清晰的算法——室藏量、模块、部署方式三项定区间，实施与培训单列。把这三件套的定位和价格逻辑看明白，做预算、走审批都更顺。需要对接具体整理标准，可参考我们的《档案数字化标准解读：DA/T 31 与 GB/T 18894 怎么用》；想看全流程操作，见《档案整理全流程：从收集到入库的 8 个步骤》。正式报价与选型，欢迎联系元泰数据获取专属方案。