一、专门档案整理 8 步流程

专门档案（规范称「专业档案」，门类代码 ZY，按《国家档案局令第13号》第三十三条）涵盖人事档案、诉讼档案、行政执法档案、医疗病历、婚姻登记、不动产登记、学籍档案、社会保险、地籍测绘等许多专业领域的档案，一般以卷为单位整理（13号令第三十二条）。专业档案二级类目代码按《国家基本专业档案目录》规定设置。

第 1 步：识别专门档案类型与适用规则

做什么：先确认本单位产生的是哪一类专门档案（如干部人事档案、执法卷宗、医保结算单、婚姻登记材料），找到对应专门规则：干部人事档案执行《干部人事档案工作条例》（2018）；执法卷宗执行各行业执法规定；医保、病历、不动产等均有行业主管部门规定。

依据：国家档案局令第 13 号第三十三条、《干部人事档案工作条例》（2018）、各行业专门规定。

常见错：把干部人事档案混入文书档案管理；用通用归档规则管执法卷宗。

第 2 步：归档范围与收集

做什么：对照专门规则列归档清单，逐项收集：干部人事档案归档履历、自传、考核、学历、职称、政审、党团、奖励、处分、任免等 10 类材料（《干部人事档案材料收集归档规定》）；执法卷宗归档立案、调查、听证、决定、执行等全过程材料。

依据：《干部人事档案工作条例》、各行业规定。

常见错：干部人事档案缺关键类别（如缺任免审批表）；执法卷宗决定书与证据材料不齐。

第 3 步：分类与组卷

做什么：按专门规则分类组卷：干部人事档案按人建档、一人一档，一人一卷或一人多卷；执法卷宗一案一卷；婚姻登记一对夫妇一卷。

依据：《干部人事档案工作条例》、各行业规定。

常见错：多人混装一卷；案卷号编错；分类与题名不一致。

第 4 步：卷内排列与编页

做什么：卷内材料按专门规则规定的顺序排列（干部人事档案按 10 类材料类别排序；执法卷宗按办案时间顺序排列），逐件编件号、逐页编页码；空白页保留并说明。

依据：《干部人事档案工作条例》、各行业规定。

常见错：排序与规定不一致；件号跨人/跨案流水；页码漏编背面。

第 5 步：编档号

做什么：按 DA/T 13《档号编制规则》编写：全宗号-ZY·二级代码·年度-保管期限-顺序号/案卷号。二级代码按《国家基本专业档案目录》设置；保管期限按专门规则（如干部人事档案多为永久）。

依据：DA/T 13-2022、国家档案局令第 13 号、《国家基本专业档案目录》。

常见错：用文书档案档号格式直接套用；二级代码自创。

第 6 步：装订成卷

做什么：装订要牢固，卷盒/卷夹尺寸符合规定；卷脊标注全宗号、年度、保管期限、起止件号；涉密专门档案按保密规定单独装具、单独标识。

依据：《干部人事档案工作条例》、国家档案局令第 13 号。

常见错：卷盒尺寸不规范；涉密档案未单独装具；卷脊无档号或档号不全。

第 7 步：归档与移交

做什么：按国家档案局令第 13 号第三十五条，机关档案应在第二年 6 月底前归档；干部人事档案由组织人事部门集中统一管理（不得由个人保管），归档到本单位干部人事档案专用库房；其他专门档案按专门规则移交。

依据：国家档案局令第 13 号、《干部人事档案工作条例》。

常见错：干部人事档案由个人或部门保管；执法卷宗未按时移交档案部门。

第 8 步：利用与保管

做什么：按专门规则办理利用审批：干部人事档案查阅须组织人事部门同意；执法卷宗查阅须案件主办部门同意；涉密专门档案按保密规定办理。保管设施按档案「八防」要求（防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防水、防高温）。

依据：《干部人事档案工作条例》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、各行业专门规定。

常见错：干部人事档案被随意查阅；涉密专门档案保管条件不到位。

二、3 个专门档案最常栽的高频错误

• 干部人事档案散在各业务部门：《干部人事档案工作条例》要求「集中统一管理」，归口组织人事部门；散在业务部门或个人手里是审计、巡察高频通报项。
• 执法卷宗「一案多卷」或「多案混装」：应一案一卷；卷内材料按办案时间顺序排列；与证据材料、决定书要一一对应。
• 用通用归档规则管医疗/婚姻等专门档案：医疗病历有《医疗机构病历管理规定》，婚姻登记有《婚姻登记档案管理办法》，均与通用档案规则有差异。

三、传统做法 vs 用元泰软件后

环节	传统做法	用元泰软件后
识别专门规则	翻行业规定与条例	启典按专门档案类型调用规则模板
归档清单	按专门规则逐条对照	系统按干部人事/执法/医疗等不同类型生成专属清单
组卷	人工按「一人一档 / 一案一卷」组卷	按对象（人/案/对）自动建卷，自动校验完整性
卷内排列	按专门规则人工排序	按预设类别顺序自动排列，提示漏件
编档号	手工拼 5 段位	ZY·二级代码自动按《国家基本专业档案目录》取值
查阅审批	手填审批单、纸单留底	系统留痕审批，过程可追溯
涉密档案管理	单独柜、纸质登记	涉密标识、单独库房、权限控制四性检测同步

四、整理技术 · 知识文章（按上面的流程顺序读）

每篇先讲清标准做法（这是大家来搜的），文末用几句话点出这些活用元泰软件能更快、更省、更不出错：

• 机关档案分哪几类？新入职档案员必知 4 大门类——门类代码与分类基础
• 档案整理全流程 8 步：元泰三件套实战——全流程总览
• 开放审核 24 例实战与技术解析——开放审核与档案利用
• 归档章上填什么？档号从哪来？一文讲清——归档章与档号填法
• 档案室验收需要什么材料？规范化/数字档案室测评准备清单——验收·测评

常见问题

Q1：什么是「专门档案」？

国家档案局令第 13 号使用的规范名称是「专业档案」（门类代码 ZY），通常也称「专门档案」。它是反映特定专业领域业务活动的档案总称，包括干部人事档案、诉讼档案、行政执法档案、医疗病历、婚姻登记、不动产登记、学籍档案、社会保险、地籍测绘等。各专业档案有其专门规章，整理时专门规则优先，通用规则补充。

Q2：干部人事档案归谁管？

《干部人事档案工作条例》（2018）明确：干部人事档案由组织人事部门按干部管理权限统一管理，其他个人和部门不得保管。本单位的干部人事档案归口由组织人事部门按规定建档、保管、利用、传递；不能与文书档案混存，不能放个人手上。

Q3：涉密专门档案怎么管？

按《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家档案局令第 13 号要求，单独装具、单独标识、单独存放，配备保密设施；查阅、复制、借出须严格审批登记；数字化时选择具备涉密资质的加工单位；电子涉密档案应在涉密信息系统或离线介质中处理。