元泰数字档案规范整理软件

扫描仪一响，档案数字化工作正式启动。

纸质文件变成电子图片，几百件甚至几千件扫描件躺在文件夹里——然后呢？

按照国家标准，每一份扫描件都要有规范的名字，放到规范的位置。 全宗号、目录号、年度、保管期限、件号、页号，一级都不能错。

人工逐件整理？效率低、错误多、一出错就整套返工。

规整软件解决的就是这个问题。

规整能做什么

规整（元泰数字档案规范整理软件）是元泰公司推出的档案数字化辅助工具，专注于将扫描完成的图片文件自动整理为符合国家标准的规范化档案成果。

核心功能：

📋 扫描件批量命名 — 根据著录信息自动生成符合 DA/T 标准格式的文件名
📁 文件夹结构自动生成 — 按全宗号/年度/保管期限自动创建目录层次
✅ 自动关联校验 — 扫描图片与档案条目自动对应，页数不符时红色预警
📊 整理报告输出 — 完成后自动生成统计报告，便于核查和验收

支持的档案类型

档案类型	命名规则	文件夹结构
文书档案	✅	✅
会计档案	✅	✅
科技档案	✅	✅
专门档案	✅	✅

覆盖机关单位最常用的四大类档案整理场景。

操作流程（四步完成）

第一步：导入著录表格上传已有的档案目录 Excel（件号、年度、保管期限等字段），无需手工录入。

第二步：关联扫描件指定扫描图片所在文件夹，软件根据页数自动完成图片与档案条目的对应。

第三步：确认命名规则内置标准命名规则，生成格式如：A001-WS・2023-Y-0012.pdf，也可自定义规则。

第四步：一键整理输出点击开始，软件自动重命名文件、创建文件夹结构、输出整理结果。几分钟完成人工一天的工作量。

整理前后对比

整理前：

扫描件/
├── IMG_0001.jpg
├── IMG_0002.jpg
├── IMG_0003.jpg
...（无序混乱，无法对应档案条目）

整理后：

数字化成果/
└── A001/
    └── 2023/
        ├── Y（永久）/
        │   ├── 0001/
        │   │   ├── A001-WS・2023-Y-0001-001.jpg
        │   │   └── A001-WS・2023-Y-0001-002.jpg
        │   └── 0002/
        │       └── ...
        └── D30（30年）/
            └── ...

每个文件都有规范名称，每个文件夹对应一个档号层次，可直接用于档案验收或导入管理系统。

实测效果

项目	数据
档案件数	286件
扫描图片	1,430张
处理时间	约8分钟
命名错误	0个
手工干预	0次

适用场景

机关单位档案室 — 年度档案数字化项目中批量整理扫描件
档案服务公司 — 承接多个单位档案整理项目，提高人效
档案馆 — 大规模档案数字化成果的规范化整理
与魔方配合使用 — 先用规整整理扫描件，再导入元泰数字档案室软件（魔方）统一管理

为什么选择规整

1. 符合国家标准命名格式和文件夹结构严格按照国家档案局相关标准设计，输出成果符合验收要求，无需返工。

2. 与元泰魔方无缝衔接如果单位已使用元泰数字档案室软件（魔方），可直接导出著录信息导入规整，整理完成后再导入魔方管理，全流程打通。

3. 降低整理成本传统人工整理每件耗时约5-10分钟，规整处理每件仅需几秒。同等工作量，成本直降80%以上。

4. 减少返工损失自动校验机制在整理过程中实时发现页数不符等问题，避免整理完成后再返工。

产品规格

项目	说明
产品名称	元泰数字档案规范整理软件（规整）
版本	支持单机版和网络版
授权方式	按使用单位授权，永久授权
支持系统	Windows
技术支持	提供操作培训和后续技术支持

扫描仪负责扫描，规整负责整理。

把重复劳动交给软件，把专业判断留给档案员。

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规整软件介绍：让档案数字化整理符合国标