年度归档，这项被许多基层单位视为”老大难”的工作，正在被一项新技术悄然改写。元泰公司推出的”启典”档案知识库，利用AI辅助判定保管期限和年度，将档案整理中最考验专业能力的环节交由AI完成。这意味着——没有专职档案员，未经专业技术培训的普通录入人员，也能顺利完成年度归档工作。
AI接管最难环节，普通人也能整档案
元泰公司针对这一痛点，开发了基于AI技术的档案整理新流程。核心思路很简单：把最需要专业知识的”判定”环节交给AI，把机器无法替代的”动手”环节留给普通工作人员。
具体来说，录入人员无需学习档案专业知识，只需将零散文件按顺序编号，录入题名、责任者、文号等基本信息到Excel表格，导入”启典”系统后，AI会逐条分析并自动给出保管期限（永久/30年/10年）和所属年度的建议，同时标注判定依据供人工复核。随后，录入人员根据判定结果，完成盖章、编页号、装盒等实体操作即可。
💡 关键变化：过去，必须先掌握保管期限判定规则，才能动手整理档案；现在，先按编号录入基本信息，由AI辅助判定，人工复核确认后继续后续操作。专业门槛被大幅降低，未经培训的录入人员也能完成归档工作。
传统方式 vs 启典流程对比
| 对比项 | 传统人工判定 | 启典AI辅助 |
|---|---|---|
| 人员要求 | 需掌握8号令104条规则，依赖专职档案员或经验丰富人员 | 无需档案专业知识，普通录入人员即可操作 |
| 判定效率 | 100条目录耗时约1天 | 批量导入，数秒内生成判定结果 |
| 判定准确性 | 依赖个人经验，前后一致性难以保证 | 准确率达97%，每条结果标注依据，可追溯审计 |
| 数据安全 | — | 完全本地运行，档案数据不上传互联网 |
| 适用门类 | 需分别学习各门类规则 | 覆盖文书、会计、照片等常见档案门类 |
四步完成归档，流程一目了然
启典的批量判定功能设计为与现有归档工作流程无缝衔接，不需要改变既有的工作习惯。完整流程仅需四步：
- 收集编号
文件按接收顺序编临时号，无需专业知识
2. 汇总Excel
把机关的收文登记本、发文登记本以及内设机构移交来的移交目录汇总，生成一个包含题名、责任者、文号和日期等的文件目录。
3. AI批量判定
导入系统，告诉启典你的全宗名称，数秒出结果，保管期限+年度+判定依据
4. 处理实体
人工上手，按启黄的判定结果进行档案分类、盖章，编页号、装盒
这样，档案员的专业精力可以集中到审核复核和整体质量把控上。临时顺序号贯穿始终，保证实体文件与数据一一对应，不会脱节。
谁最受益？
“对于档案工作基础较薄弱的基层单位，这一方案的价值尤为突出。没有专职档案员不再意味着无法完成归档——只要有人能录入Excel，就能整档案。”
这一方案的受益群体十分明确：
• 没有专职档案员的基层单位——行政人员、秘书、办事员即可承担归档工作，不再需要外聘专业人员或临时培训。
• 档案整理服务公司——新员工无需长时间培训即可上岗，大大降低人力成本和培训周期，人员流动不再影响工作质量。
• 编制有限、档案工作由兼职人员承担的单位——将有限的专业精力集中到复核和质量把控上，提高整体效率。
• 档案数字化项目中的录入团队——未经过专业技术培训的录入人员，也能完成过去只有档案员才能做的工作。
数据安全：全程本地运行
对于档案工作而言，数据安全是底线。”启典”系统完全在本地运行，档案数据不上传互联网，符合保密要求。这使其适用于各级机关、涉密单位及对数据安全有严格要求的企事业单位。
关于元泰
元泰公司专注于档案业务数字化领域，主营档案著录、编研、检索、盘库、开放审核、脱密脱敏、数据清洗、专题库构建等业务，旗下拥有”魔方”和”数字方舟”两款核心软件产品。”启典”档案知识库是其最新推出的AI驱动产品，支持保管期限判定、双层PDF元数据提取、档案法规智能问答等功能，全面脱机运行，保障档案数据安全。