新一届中国—蒙古国博览会（以下简称“中蒙博览会”）已经在内蒙古自治区呼和浩特市闭幕，呼和浩特市元泰电子科技有限责任公司承担了历次中蒙博览会的档案整理工作。
中蒙博览会是2014年8月习近平总书记访问蒙古国时，与蒙古国领导人在两国签署的政府联合宣言中推动建设的国家级经贸合作展会平台。中蒙博览会是内蒙古自治区的重大活动，其档案要按照《内蒙古自治区重大活动档案管理办法》的要求进行整理。《内蒙古自治区重大活动档案管理办法》第四条第七款规定“本行政区域内举办或者承办的重大经济、社会、文化、体育、民族、宗教活动”属于自治区重大活动，除中蒙博览会以外，库布其国际沙漠论坛和即将举办的“十四冬”都是自治区重大活动。
首届中蒙博览会于2015年10月举办，博览会结束后，元泰公司组织专业人员进驻自治区商务厅，经过几个月的整理，最终形成的文书档案、照片档案等顺利移交自治区档案馆。我公司在整理重大活动档案时，感到在不同的阶段形成的档案也不同。
一个完整的重大活动基本可划分为策划、筹备、开展、总结这四个阶段。在这四个不同的阶段，所形成的档案内容以及载体都不同。
（一）重大活动的策划阶段。此阶段是初步策划方案或开展可行性研究的阶段。一般形成的档案可能有：初步总体方案、策划案、可行性研究报告、策略等。
（二）重大活动的筹备阶段。此阶段通常是四个阶段中历时最长且文件材料形成最多的阶段。一般可能形成的档案有：（1）有关举办重大活动的各类请示、批复、邀请函、承办单位的发文等。（2）各相关责任单位之间往来的文书以及各类合同、协议等。（3）筹备组的会议记录、纪要、信息、简报等。（4）重大活动的总体方案、各组阶段性的分工以及时间安排表、各类分工的具体实施方案等。（5）重大活动开展之前的宣传过程中所产生的各类载体的资料（报刊、电视节目、广告、宣传画报、广告语等）。（6）参与重大活动的重要人物的讲话稿、主持词、致辞等。
（三）重大活动的开展阶段。此阶段为重大活动的实施阶段，形成的档案内容丰富多彩，载体多样化。能够生动反映重大活动的成果，成效。一般可能形成的档案有：（1）重大活动举办过程中的照片、新闻报道、媒体宣传资料、活动的全程录像资料、电视转播资料等。（2）重大活动中形成的经验交流材料等。（3）重要参与嘉宾的签名、题名等。（4）社会各界对于重大活动举办效果的各类评价等。
（四）重大活动的总结阶段。此阶段为重大活动的总结和成果统计阶段。可能形成的材料主要有：（1）上一级部门对重大活动举办完成后给予的表彰、奖励、总结大会上领导的讲话、代表的发言、承办单位的经验总结性材料等。（2）重大活动所带来的各项经济、社会效益的统计报表。
在整理过程中，公司使用自己研发的元泰数字档案室软件，数据格式规范，为后来顺利移交奠定了基础。