归档文件 术语定义

定义：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

整理 术语定义

定义：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。

件 术语定义

定义：归档文件的整理单位。

档号 术语定义

定义：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

整理原则 整理方法

4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

件的构成 整理方法

归档文件一般以每份文件为一件：

• 正文、附件为一件
• 文件正本与定稿为一件
• 转发文与被转发文为一件
• 原件与复制件为一件
• 正本与翻译本为一件
• 报表、名册、图册等一册（本）为一件
• 简报、周报等材料一期为一件
• 会议纪要、会议记录一般一次会议为一件
• 来文与复文可独立成件，也可为一件

分类方法 分类规则

归档文件一般采用以下方法进行三级分类：

a) 按年度分类
将文件按其形成年度分类。跨年度一般以文件签发日期为准。

b) 按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用。

c) 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。

档号结构 编号规则

档号的结构宜为：
全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号

示例：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001

上、下位代码之间用”-“连接，同一级代码之间用”·”隔开。

保管期限代码 编号规则

保管期限分为：

• 永久 — 代码：Y
• 定期30年 — 代码：D30
• 定期10年 — 代码：D10

装订要求 装订存储

归档文件一般以件为单位装订，应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字。

禁止使用的装订材料：回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等。

永久保管的归档文件：宜采取线装法装订，使用直角装订、”三孔一线”装订，或使用不锈钢订书钉、浆糊装订。

档案盒规格 装订存储

档案盒外形尺寸：310mm×220mm（长×宽）

盒脊厚度可根据需要设置为：20mm、30mm、40mm、50mm等

档案盒应采用无酸纸制作。

电子档案整理要求 电子档案

归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》”5 一般要求”的规定。

归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

纸质与电子文件协调 电子档案

归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统进行电子文件整理。