用户安装好软件后，在正式开始管理档案之前，需要对软件进行配置，使之更符合本单位档案工作的实际。如每个单位的全宗号是不同的，为了加快录入速度，免去每次都录入全宗号的麻烦，需要在录入工作开始前先把全宗号等许多档案业务上用到的项目配置好。在业务配置上，配置可对本单位的全宗号、全宗名称、保管期限等10多个字段进行配置。另外，为了让显示的界面更符合单位的要求，配置员还可以在业务配置上对界面上的许多项目的显示与否、显示顺序等许多项目进行配置。
1.1. 配置目录排列顺序
用户进入某个门类档案的管理界面后，首先看到的是列表，点击一条目录，会打开一个新的窗口，显示该条目录的详细内容。用户在使用过程会提出更改排列顺序、更改显示字段的要求，这时，需要配置员登陆软件，进行调整，以案卷文件管理的案卷管理为例进行说明。在案卷管理上，软件默认的是以档号为序，逆序排列，即档号数值大的在上面，档号数值小的在下面，这是为了让后录入的案卷目录排在靠前的位置而配置的。在案卷文件管理的案卷管理列表上右上角，有只有配置员才能看到的齿轮按钮，移动鼠标到齿轮上，会有提示“开发选项”。
图 4 案卷管理列表
点击齿轮图标，会显示一个功能选项菜单，从中选择“功能配置”菜单，进入整个列表的配置页面，向下移动鼠标，在“列表排序条件”一栏中，会看到现有的排序条件“ORDER BY WSDAAJB_DH DESC”，意思是按文书档案案卷表的档号字段逆序排序，如果用户想顺序排列，去掉“DESC”，点击保存按钮退出窗口，再点击一下齿轮，在菜单最下部点击即可，刷新一下，即可看到以档号为序由小到大排列的案卷目录。按照这个思路，配置员可以为档案员配置出以任意字段为序的案卷目录列表。
图 5 功能配置窗口
1.2. 更改目录显示字段
用户进入某个门类档案的管理界面后，首先看到的是目录的列表，用户在使用一段时间后，根据实际需要可能会提出更改显示字段的要求，这就要求配置员更改显示字段。以案卷文件管理的案卷管理为例，需要以配置员身份登陆软件，在案卷管理的列表上可以看到，同一条案卷级信息的项目默认排列从左到右的顺序是档号、案卷题名、本卷件数、本卷页数、保管期限、年度、案卷号和起止时间等，在案卷文件管理的案卷管理列表上右上角，有只有配置员才能看到的齿轮按钮，移动鼠标到齿轮上，会有提示“开发选项”。点击齿轮图标，会显示一个功能选项菜单，从中选择“列表配置”菜单，进入列表配置页面，可以看到配置界面由三部分组成，最上面是案卷目录列表的排列顺序和宽度，中间是一排功能按钮，下面是字段名称和字段设置。如果档案员提出将保管期限字段的排列位置向前移动，则配置员可以用鼠标点击保管期限的方块不放，移动到档案员期待的位置放开鼠标，然后可在退出，再次点击齿轮，选择刷新即可看到保管期限字段的位置移动了。
图 6 配置列表中字段的显示顺序
1.3. 录入默认值配置
设置字段的默认值，需要以配置员身份登陆软件，在每个菜单的列表设置中进行。以文书档案归档文件管理为例，点击菜单，进行文书档案的归档文件管理，在列表界面上，点击软件右上角的齿轮标志，这时，齿轮的工具文本显示“开发选项”，表明可进入配置窗口，如下图。
图 7 配置选项
点击“表单选项”，显示配置默认值时需要的字段。
1.3.1.下拉列表的默认值配置
在这里以”保管期限“为例，介绍如何配置”保管期限“的默认值为永久。在菜单”业务配置“上，我们可以看到，保管期限一般有3个选项，分别为永久、30年和10年，其值分别为Y、D30、D10，可在表单选项的列表中，找到“保管期限”的字段名称，可见与保管期限有关的字段有两个，字段WSDAWJB_BGQX_NAME和字段WSDAWJB_BGQX_CODE，有NAME标志的字段负责显示汉字，其字段类型是文本型，有CODE字样的字段负责管理编码，其控件类型是下拉框，示例如下表，我们只需在WSDAWJB_BGQX_NAME所在的行的默认值中输入“Y”即可。
| 序号 | 编码 | 名称 | 类型 | 默认值 |
| 10 | WSDAWJB_BGQX_NAME | 保管期限_NAME | 文本框 | Y |
| … | … | … | … | … |
| 12 | WSDAWJB_BGQX_CODE | 保管期限 | 下拉框 | |
| … | … | … | … | … |
图 8 字段默认值示例
可设置默认值的部分字段名称和字段代码对照表
| 字段名称 | 选项 | 代码 | 默认值 |
| 开放状态 | 延期开放 | 3 | |
| 提前开放 | 4 | ||
| 控制 | 5 | ||
| 开放 | 2 | ||
| 原控 | 1 | 原控 | |
| 文件组合类型 | 组合文件 | 2 | |
| 单件 | 1 | ||
| 聚合层次 | 件 | j | 归档文件和卷内文件为件 |
| 案卷 | a | 案卷管理为案卷 | |
| 紧急程度 | 无 | WU | 无 |
| 急件 | JI | ||
| 平急 | PJ | ||
| 加急 | JJ | ||
| 特急 | TJ | ||
| 特提 | TT | ||
| 密级 | 无 | 4 | 无 |
| 内部 | 3 | ||
| 秘密 | 2 | ||
| 机密 | 1 |
图 9 字段名称和字段代码对照表
图 10 为文书档案下拉列表配置默认值的界面
为照片档案下拉列表配置的默认值的界面
1.3.2.文本框的默认值配置
还有些字段不是在下拉列表上进行选择，而是录入值的文本框，那样也是可以默认值配置的。按照《归档文件整理规则》的要求，文书档案归档文件管理的档号的结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”，标准还规定，“归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码”。由于大多数机关在整理归档文件时不按机构（问题）分类，故在大多数机关，档号格式是“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号，如“Z109-WS·2011-Y-0001”，我们现在介绍如何配置出符合大多数机关情况的档号格式来。在元泰数字档案室软件安可版中，文书档案归档文件管理的数据表名称是WSDAWJB，全宗号、档案门类代码、年度、保管期限、件号的字段名分别是WSDAWJB_QZH、WSDAWJB_DAMLDM_CODE、WSDAWJB_ND、WSDAWJB_BGQX_CODE，点击档号所在的编码列，在右侧属性框中显示档号的字段名称是WSDAWJB_DH，如图，
图 11 为文本框配置录入默认值的界面
在右侧档号字段配置信息框的“绑定表达式”处输入“'{WSDAWJB_QZH}’+’-‘+'{WSDAWJB_DAMLDM_CODE}’+’·’+'{WSDAWJB_ND}’+’-‘+'{WSDAWJB_BGQX_CODE}’+’-‘+'{WSDAWJB_JH}’”即可实现档号的自动录入，注意，要输入汉字双引号内的内容。
文书档案案卷管理的案卷级档号的绑定表达式是
‘{WSDAAJB_QZH}’+’-‘+'{WSDAAJB_MLH}’+’-‘+'{WSDAAJB_AJH}”
文书档案案卷管理的卷内文件的文件级档号的绑定表达式是
‘{WSDAAJB_QZH}’+’-‘+'{WSDAAJB_MLH}’+’-‘+'{WSDAAJB_AJH}’+’-‘+'{WSDAJNB_SXH}’。如果当地档案馆要求的档号是其他格式，配置员可以参考上面的表达式自行配置。