管理5大门类档案和文件流转
元泰数字档案室软件已经设置好了文书档案、会计档案、科技档案、专业档案和音像档案管理功能，每个门类档案都可以进行档案目录的录入、修改、删除和检索，可打印各种目录。用户可以自主增加档案门类，如适度修改专业档案，使之具备管理本单位的审计档案、教学档案的功能。用户可以调整目录格式，在目录上增加本地档案管理机关要求的标识。除管理档案外，还可以管理机关文件，管理收文和发文，完成归档和销毁功能等。
接收OA流转完毕的文件
这个功能也叫OA对接，在OA中办理完毕的电子文件连同目录从OA服务器推送到一台前置机上，元泰数字档案室软件读取前置机数据库的中目录信息，建立自己的文件级档案目录，读取前置机上的电子文件到档案服务器上。档案员在元泰数字档案室软件的文件管理的收文管理和发文管理两个功能处对文件进行归档操作，即赋予文件以年度、保管期限、档号等档案属性，这之后，元泰数字档案室软件自动根据档号将电子文件保存到相应的文件夹按档号命名电子文件，完成电子文件的归档。
自动录入功能
以文书档案案卷文件目录的录入为例，全宗号、目录号在用户设置了全宗号和目录号的默认值后连续自动录入，案卷号自动在上一条案卷号上加1后自动录入，本卷页数等于卷内文件最后一件文件起止页号的截止页号，按照规定，卷内文件目录的最后一条记录按要求要录入起止页号，如18-24，则案卷目录的本卷页数自动等于24。本卷件数等于卷内文件的件数，如卷内有4份文件，则案卷目录的本卷件数自动录入4。密级等于卷内文件密级的最高级，如卷内文件中有无密、秘密和机密，那么案卷的密级自动录入为机密；起止日期等于卷内文件最早的日期和最晚的日期。
当然，文件级目录上的许多内容，如全宗号、目录号、案卷号、保管期限、年度等内容取自案卷级，用户在录入卷内文件目录时，无需手工输入。
用户录入到某一项，有不明白情况时，可点击该项前面的问号，可得到规范的解释，所有文字说明全部来自国家质量技术监督局和国家档案局制订的国家标准和档案行业标准，权威、准确。
档案知识提示功能
限制错误信息的录入。用户在录入目录时，时常会出现录入错误，年度多录入一位数字，全宗号中加入汉字等，元泰数字档案室软件对需要录入的项目进行了限制，录入错误就会出现提示，如“该输入项的最大长度是3个字”，用红颜色标记录入框，提醒用户更改。
规避录入错误的功能
重复档号提示。用户在输入顺序号、件号，常常会忘记上一条录入的是几，导致目录中档号重复，影响目录质量，为此，元泰数字档案室软件设置了重复件提示功能。举例来说，文书档案案卷文件管理的案卷中，在全宗号、目录号相同的情况下，案卷号不能重复。
文书档案案卷文件管理的卷内文件目录中，按全宗号、目录号、案卷号同样的情况下顺序号不能有重复。文书档案归档文件管理中，在全宗号、保管期限、年度、（机构问题）同样的情况下件号不能有重复。
数据校验功能让存在问题的数据显示出来，而不必等到移交的时候才发现目录中存在着断号、重号、数字化副本挂接不全等问题。
数据校验功能
现在许多机关单位聘请专业人员来录入档案目录，专业录入人员希望全键盘操作，不希望录一条目录的时候，在鼠标和键盘之间切换。元泰数字档案室软件提供了快捷键，专业录入人员无需用鼠标点击保存、添加等按钮，即可用快捷键完成相同操作，录入效率大幅提高。
按CTRL+S的快捷键，实现保存功能，
按CTRL+A的快捷键，实现添加的功能
元泰数字档案室软件自带打印引擎，出厂时已经配备了各种符合档案行业标准的各种目录，如果用户有特殊要求，如在目录上增加一个说明等，可以通过自定义功能实现。
元泰数字档案室软件自带自定义档号格式的功能，用户所在地区档案馆如果对档号有不同于国家标准要求的档号格式，可以在软件中自行定义。其他可以自行定义的有保管期限代码、机构问题代码等。自定义功能由有配置员身份的人员来操作，档案员是不能配置的。
移交电子档案和档案数字化副本的功能。按照近期公布实施的内蒙古自治区地方标准《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》（DB15T 2459-2021），可以向档案馆移交各门类档案的电子目录和电子档案、档案数字化副本。
在列表上，元泰软件使用颜色来区分密级，用黑底白字表示绝密，用红底红字表示机密、用黄底黄字表示秘密、用蓝底蓝字表示内部、用白底黑字表示无密；使用字体颜色来区别开放状态，用绿字表示开放、用蓝字显示延期开放、用黑字表示原控、用红字表示控制。在录入窗口，用红颜色的字表示关键的录入项，档案业务，一目了然。
数据校验功能
档案目录和档案数字化副本如果有空号、漏号、重号是档案工作的大忌，修改起来特别麻烦，所以事先进行查找就很有必要了，但对计算机中的档案目录和档案数字化副本进行查找不是适合人来做的事情，而是需要由软件来完成的任务，为此，元泰数字档案室软件设计了数据校验功能，区分保管期限、年度对一条目录的档号是否重复、附件是否同目录有对应关系等进行校验，校验结果以文本的形式通知用户。
2000年前的文书档案，还有会计档案、科技档案、专业档案都是有案卷级目录和文件级目录的，在元泰数字档案室软件中，文件级目录和案卷级目录能够相互交换数据，从而提高录入效率。文件级目录上的内容能反馈到案卷级目录上。案卷级目录上的起止日期等于文件级目录上时间最早的文件日期到最晚的文件日期，案卷目录上的件数等于文件级目录的文件数量，案卷目录上的密级等于文件级目录上级别最高的那份文件的密级。通过编程，元泰数字档案室软件实现了案卷级目录对文件级目录相关内容的提取和自动，上面的数据都是能自动生成的。
案卷级目录上的内容能接收到文件级目录上。案卷级目录上的全宗号、保管期限、年度等内容被文件级目录接收，从而节省录入时间。
二、文件级目录内部的数据相互传输
在文件级目录中，有些数据是有内在关联关系的，如保管期限、件号和档号，确定保管期限后，肯定能得出保管期限代码，再确定件号后，基本上就肯定能得出档号了。元泰软件设置了内存的逻辑关系，上面的保管期限代码、档号都是自动生成的。
三、继承操作减少许多录入劳动
在录入档案目录时，人们会发现下一条目录的许多内容和上一样的，或是接近的。为此，元泰软件进行了一些设置，提高了录入速度。用户录完一条之后，如果点击“继续录入”，那么上一条目录的保管期限、年度、档号结构等会被复制到下一条的录入窗口，用户只需要录入题名、责任者、文号、页数就行了，这比使用电子表格软件拖拽方便多了。
四、全键盘操作
现在许多机关单位聘请专业人员来录入档案目录，专业录入人员希望全键盘操作，不希望录一条目录的时候，再去点击一下鼠标，在鼠标和键盘之间切换。元泰数字档案室软件提供了快捷键，专业录入人员无需用鼠标点击保存、添加等按钮，即可用快捷键完成相同操作，录入效率大幅提高。例如，按CTRL+S的快捷键，实现保存功能，按CTRL+A的快捷键，实现添加的功能。看专业录入人员录入，只听见键盘哗哗响，不见停下来摸鼠标，录入速度当然快了。
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