纸质档案数字化副本的命名是档案管理工作中的重要环节。通过合理确定命名要素，如档案门类、年度、保管期限等，能够建立起一套科学、有效的命名体系。
《纸质档案数字化规范》对数字图像命名的要求是，应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。单页数字图像按档号与图像流水号的组合命名，多页文件采用档号命名。
《数字档案室建设指南》对数字档案资源命名的要求是，应采用档号或唯一标识符为数字档案资源命名。采用档号为数字档案资源命名的，若以卷为单位整理，按《档号编制规则》（DA/T 13-1994）编制档号，推荐增设档案门类代码作为类别号的子项；若以件为单位整理，档号可采用“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号·子件号”结构。
元泰数字档案室软件（魔方）严格按上述两份档案行业标准对数字资源进行命名，并有许多自动化处理的机制。
- 自动生成档号。当一条目录的年度和保管期限两个项目确定时，魔方能遍历数据库中同一年度同一保管期限的记录，自动在最后一条记录之后加1，如，魔方查出2024年永久文件材料的最后一个件号是224，就会在这个件号上加1，生成件号225，魔方再根据永久保管期限生成保管期限代码Y，再加上年度2024和这个机关单位的全宗号Z109，自动生成档号Z109-WS•2024-Y-0225。
- 自动保存到相应文件夹。第一层，全宗号 Z109，第二层，档案门类WS，第三层 年度 2024，第四层，保管期限Y，第五层档号 Z109-WS·2024-Y-0225，图像会自动保存在相应的文件夹下
- 自动命名。一般，扫描仪在扫描作业的时候，会自动按先后顺序对图像进行命名，类似“001.jpg”“241202001.jpg”“img_20241202_001.jpg”，元泰数字档案室软件（魔方）会自动为之命名，如Z109-WS·2024-Y-0225.pdf、Z109-WS·2024-Y-0226.pdf。
通过一系列自动化功能，使用元泰数字档案室软件（魔方）可以极大地提高工作效率。
图中档号根据前面的全宗号、年度、保管期限、件号自动生成的