使用前必读
登陆系统
用户使用时，启动浏览器软件，输入地址，即可启动元泰数字档案室软件，地址因各机关单位安装位置不同，需要向本机关单位的信息中心人员咨询。启动系统之后，弹出系统登陆界面，如下图：
系统登陆界面
第一次登陆时，输入默认用户：setup，默认密码：YTshuju123456，这是配置员的账号，这时候档案员还没有自己的账号。使用配置员这个账号登陆软件是不能管理档案的。以配置员的身份登陆后，第一个任务是为档案员配置一个账号。关于如何配置档案员账号，请参考《元泰数字档案室软件管理和配置指南》。
身份不同，权限不同，看到的界面是不一样的，下面的示例图是有配置员权限的用户看到的界面，比起档案员来，配置员能看到配置软件的菜单，但看不到管理档案的菜单。
配置员看到的界面
建议各机关单位购买在出厂前就配置好各项功能的元泰一体机，一体机是包含了硬件和软件、开箱即用的产品，在一体机到用户单位前，元泰公司的工程师已经将软件的各项功能按照用户单位的要求配置好了，用户拿到一体机开箱即用。档案员登陆到元泰数字档案室软件后才能看到档案管理的界面，可见只有管理档案的菜单。
档案员看到的界面
除了配置员之外，元泰数字档案室软件还有一个开发员的账号，下面是开发员和配置员的账号、角色和权限的简要介绍，密码都是YTshuju123456。
| 序号 | 账号 | 角色 | 权限 |
| 1 | admin | 开发员 | 开发员角色能够从事涉及数据库、编程等工作，如初始化数据库，备份数据和恢复数据，为软件增加功能，增加档案门类等。 |
| 2 | setup | 配置员 | 配置员可以在软件中配置出符合要求的格式来，如设置全宗名称和全宗号、修改档号格式、设置档案分类法等。配置员能查看档案内容，但不能录入档案 |
初始账号和角色
在配置员给档案员了档案员的账号和后，档案员就可以以档案员身份登陆软件了，档案员可以看到档案员身份拥有录入的权限，表明档案员可以录入新的档案目录。
以配置员身份登陆软件后，可以看到业务配置、系统管理两个菜单，配置员也能看到文书档案、会计档案之类的档案管理的菜单，但配置员没有录入、修改、删除的权限，但可以看到齿轮，这是“开发选项”按钮，配置员拥有配置元泰数字档案室软件的权限，但配置员看不到录入按钮，说明配置员不能录入新的档案目录。
退出系统。为安全起见，系统要求用户只能同时在一台计算机上登陆系统，用户退出系统时一定要按“退出”按钮，从系统退出。
在元泰数字档案室软件中，全部档案按照档案门类列出菜单，用户点击菜单后，在列表上显示该门类档案的全部档案目录，用户点击列表上的档案目录，会打开一个窗口，在窗口 中显示一件档案的全部信息，用户在窗口中完成录入、修改等操作。
列表
用户在左侧导航栏点击导航菜单，再点击具体档案门类的菜单，出现一个档案门类的列表，列表界面大致如图。这里列出该门类档案的全部目录，软件出厂时默知识分子一页显示30条目录，用户也可以根据自己的情况配置成一页显示50条目录或是一页显示10条目录。在这个列表中，上部左侧是快捷查询输入框，用户在这里输入查询关键词，可以目录的题名项进行查询。列表上部右侧有一排按钮，这是档案员档案目录和许多的档案原件进行操作的地方，如果档案员要对一份文件进行操作，需要点击这份文件，打开窗口进行操作。
列表
窗口
窗口
窗口是展示一件文件的详细信息的地方，窗口通常分为上下两部分，蓝色的部分是登记或归档的信息，黄色的部分是文件本身的信息。窗口中，有一个个的录入框，供用户录入数据，有红色框线的录入框是必须录入的项，录入时，如果框线是红色的，说明内容不符合要求，需要继续录入，如果框线的颜色转为蓝色，说明录入的档案数据符合要求。如录入日期是，必须按照国家档案局要求的8位数字的格式来录入，如果日期格式不符合要求，如把“2023年7月30日”录成“20230732”（7月份没有32日）或“2023730”（位数不够），都会提示不符合要求。录入完成后，点击保存，退出录入。如果窗口有数据不符合要求，系统提示数据不符合要求，要求用户修改已经录入的数据。
对不符合要求的数据，软件会在保存前提示
窗口中各种录入项的宽度是可以调整的，点击窗口左上角打印按钮旁的双向箭头按钮，可见有提示“设置表单宽度”，可调整窗口中各种录入项的宽度。图 10 窗口为1000像素的窗口，通过调整窗口宽度，可将录入窗口调整为宽的窗口，下面显示宽度为1600px，即1600像素的显示效果，在宽屏显示器上，可选择以大的像素来调整显示宽度，这样录入更方便。
1600像素的录入窗口
配置工具
如果用户有配置元泰数字档案室软件的权限，进入列表和窗口后都能在按钮的右侧看到一个齿轮，如图9列表右上角导出的打印目录按钮的右侧有一个齿轮状的按钮，这就是配置工具按钮，配置可以点击此按钮，完成调整格式等许多操作。
配置工具菜单
通过配置工具，可以完成列表和窗口的项目调整、功能调整操作，只有配置员才有权管理配置工具。
默认值设置
在元泰数字档案室软件中，有许多需要录入的内容是无需人工录入，可以事先配置成默认值，由软件来录入。
档号
因为一个机关单位和一个机关单位的全宗号不一样，软件出厂前，软件中所有门类档案的档号的默认值是空白，需要机关的擅长计算机操作的人以配置员的身份登陆软件，为软件配置全宗号和目录号。以文书档案案卷文件目录的录入为例，为全宗号、目录号被设置了全宗号和目录号的默认值，以后再录入案卷级止渴地能连续自动录入，而无需档案员手工重复录入全宗号和目录号。案卷号没有默认值，录入时案卷号自动在上一条案卷号上加1，本卷页数等于卷内文件最后一件文件起止页号的截止页号，按照规定，卷内文件目录的最后一条记录按要求要录入起止页号，如18-24，则案卷目录的本卷页数自动等于24。本卷件数等于卷内文件的件数，如卷内有4份文件，则案卷目录的本卷件数自动录入4，案卷目录的密级等于卷内文件密级的最高级，如卷内文件中有无密、秘密和机密，那么案卷的密级自动录入为机密；起止日期等于卷内文件最早的日期和最晚的日期。当然，文件级目录上的许多内容，如全宗号、目录号、案卷号、保管期限、年度等内容取自案卷级，用户在录入卷内文件目录时，无需手工输入，相关内容查看《元泰数字档案室软件功能介绍》。
文书档案案卷级的档号的默认格式是全宗号—案卷目录号—案卷号，文件级档号格式是全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页(张)号，全宗号用四位代码加阿拉伯数字标识，案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，案卷号用三位阿拉伯数字标识，举例来说就是A111-111-111。若要修改档号的位数和档号的生成格式，要以开发员的身份登陆软件进行修改，具体操作方法见《元泰数字档案室软件部署和开发指南》中有关档号编程的说明。
文书档案归档文件管理的档号的默认格式是全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开，如“Z109-WS·2011-Y-0001”，这是按档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)的要求设计的，适用于2016年以后形成的归档文件。在2015年以及以前，各地使用不同的档案格式，如内蒙古自治区使用《归档文件计算机档号格式》所规定的档号格式，是全宗号—保管期限代码—年度—件号，如S081-101-2009-001，具体查阅内蒙古自治区档案局文件《归档文件计算机档号编制规范》（内档发〔2013〕72号）。用户如果要修改现有的档号格式，请以开发员的身份登陆软件进行修改，具体操作方法见《元泰数字档案室软件部署和开发指南》中有关档号编程的说明。
山西省的归档文件档号由全宗号、类目号、件号、页数、保管期限等项目组成，一级类目代号，一个全宗内档案分类方案中一级类目的标识符号，譬如机关档案室中文书档案标识符号为1，二级类目代号，以四位阿拉伯数字标识公元纪年，如二〇〇二年标识为2002。，三级类目代号:采用年度—组织机构—保管期限分类的，指的是机构的代号;采用年度—保管期限分类的，指的是永久、定期的代号。山西省用户如果要修改软件默认的档号格式，请以开发员的身份登陆软件进行修改，具体操作方法见《元泰数字档案室软件管理和配置指南》中有关山西省档号格式修改的说明。
密级
密级指档案文件保密程度的等级，是国家事务秘密程度的等级，一般分为绝密、机密、秘密等三个等级。没有特定密级的文件可以归属为内部和公开。
元泰数字档案室软件默认的的密级是“无”，表明不有密级，各密级的含义见一下表格内容：
| 序号 | 代码 | 名称 | 备注 |
| 1 | 001 | 秘密 | 指一般的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益受到一般的危害和损失 |
| 2 | 002 | 机密 | 指重要的国家秘密，一旦泄露就会使国家的安全和利益遭受严重的损害，建议在机密级网络上或在专门的涉密计算机上管理 |
密级列表
元泰数字档案室软件不管理绝密级档案，故没有设置绝密级的选项。没有密级的档案无须在密级上进行标注，档案行业标准《归档文件整理规则》规定，“没有密级的，不用标识”。
开放状态
为了让单位和个人持合法证明利用档案馆已经开放的档案，需要移交单位在移交档案前进行档案开放审核来确定档案开放程度，档案审核的结果为下列5种：原控、提前开放、开放、延期开放、控制，分别为在开放审核过程中确定，馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。原控的概念来自于内蒙古地方标准DB15T2459-2021《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》，标准规定，开放状态默认为“原控”状态，表示未经过鉴定，暂按控制使用；鉴定过后，根据鉴定结果分为开放和控制两种状态。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。开放审核工作一般在向档案馆移交档案前进行，由机关提出开放审核意见，并在待移交的档案目录上做标记。按照国家档案局第19号令《国家档案馆档案开放办法》，在元泰数字档案室软件设置了开放状态，记录开放审核的结果。开放状态的默认值是“开放”，用户在移交档案时根据开放审核情况修改开放状态的结果。
开放状态的默认值是开放
保管期限
保管期限是指对档案划定的存留年限，是档案保管期限表的核心条目，是衡量档案鉴定工作质量高低的重要标准，档案员根据档案鉴定的原则和标准，标明一组文件的保存年限，这个保存年限就是保管期限。档案的保管期限采用两分法，分为永久保存和定期保存两个档次，对定期保存的档案再按实际需要划分若干保管期限。
1987年修订的《关于机关档案保管期限的规定》将档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种，长期为16～50年左右、短期为15年(含15年)以下。
2006年12月18日正式发布施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）将保管期限改为永久、定期两种，定期又实行“标时法”，分为30年、10年等按年表示的年限。也就是说2006年之前的包括2006年的档案保管期限分为永久、长期、短期三类；2007年以后的包括2007年的档案保管期限分为永久、30年、10年三类。
软件为永久、30年和10年三个保管期限的档案设置了代码，这是按照国家标准设置的，但没有设置默认值，软件会在录入时，自动上一条记录的保管期限的值。关于保管期限的说明见下图。
| 序号 | 代码 | 名称 | 备注 |
| 1 | Y | 永久 | 无限期地尽可能长远地保存下去，一般需要向档案馆移交 |
| 2 | D30 | 30年 | 定期保存30年，一般不向档案馆移交永久保存， |
| 3 | D10 | 10年 | 定期保存10年，一般不向档案馆移交，一般不需要数字化加工 |
用户根据本单位的实际情况可以增加保管期限，如有的单位还在管理着组卷的文书档案，这个时期的档案还是有长期、短期等保管期限的，这时候就要增加保管期限，见下表。
| 序号 | 代码 | 名称 | 备注 |
| 1 | D50 | 长期 | 长期保存，一般是指档案须保存十六年至五十年左右 |
| 2 | D15 | 短期 | 短期保存，一般是指十五年以下 |
| 3 | D05 | 5年 | 保存5年，一般适用于会计档案银行余额调节表和银行对帐单 |
通用录入
在这里讲解元泰数字档案室软件的一般的录入操作，具体每种门类的档案录入操作见后面具体档案门类的说明。
打开元泰数字档案室软件，进入一个档案门类的主界面，如文书档案的归档文件管理，点击右上角的“录入”按钮，进入文件的录入界面。在录入界面上，填写文件的基本信息，如文件题名、责任者、日期、保管期限等，点击保存并提交，完成文件的录入。
文件的录入界面分为归档信息和文件信息两部分。文件信息揭示文件自身的信息，如文件题名、文号、责任者等，归档信息揭示档案员为一份文件赋予的档案属性，如年度、保管期限、档号等。在这里，有些项目是从下拉列表中选择的，如果下拉列表中没有你单位的相关内容，就需要配置员在菜单“业务配置”进行配置，设置好这个项目的信息，然后才能开始录入文件。
录入窗口分为归档信息和文件信息上下两部分