在这个时代，档案管理专业的学生不会用专业的档案管理软件，那就像在热兵器时代学习如何使用长矛一样。君不见，现在整理档案时，已经没有多少人手抄目录了，档案行业标准中规定的目录格式更多的是规定计算机打印档案目录时应该打成什么样子。有些门类的档案根本就没有手工抄写的档案目录，全靠计算机来生成数据表，如《数码照片归档与管理规范》只提供了数据表的格式，根本就没提传统意义上的照片档案目录格式。
那一个档案专业学生使用元泰的档案软件时会看到什么呢？呼和浩特市元泰电子科技有限责任公司是一家既懂档案又懂软件开发的公司，公司把整理档案的经验和使用档案软件的技巧结合在一起，为全国的档案专业学生提供规范的档案管理软件，也提供规范的目录录入案例，档案专业的学生登录网站就能看到规范的文件收发、文件传阅、文件归档、文件销毁等许多档案业务。
一、机关的文件流转
许多档案专业学生的第一份工作可能是机要员，每天收文、发文、登记、打印阅办单，如果能在学校时就能看看一个机关单位的收发文过程，对理解《文书学》肯定有帮助。
在元泰数字档案室软件中，一份文件经历收文登记后，可以打印阅办单，由秘书呈送办公室主任办理阅办范围。年底，机要员还可以在软件中打印收文登记簿，将一年中收到的文件推送给档案员。
档案员收到文件目录后，要在软件中对文件的价值进行判断，有归档价值的，送到预归档一栏；达不到归档价值，但还需要保留几年的，送到文件汇编（资料）一栏，生成文件汇编目录；没有归档价值的，送到销毁一栏，打印销毁目录。一番操作下来，使用计算机比人工手抄省不少事，少抄不少目录。
二、档案的归档
在预归档一栏中，档案员对预归档目录中的文件赋予保管期限、年度等属性，软件会自动编制件号、生成档号，如果挂接了原文，软件还能自动用档号命名原件，并把档案原件在计算机硬盘上移动到符合归档要求的层次文件夹上。
在归档操作中，学生们还能看到软件如何查空号、重号，练习各种各样的档案检索，如按题名检索、按关键词检索等。对将来要从事档案数字化的学生来说，如何一件一件地批量挂接纸质档案数字化副本，如何挂接纸质档案数字化副本，发现重号的档案如何处理等，都是可以体验的内容。
在打印归档文件目录时，有2000年版目录格式和2015年版目录之分；归档文件的档号也有两种格式，以2015年为界。开展开放审核工作后，文件的开放与否如何在目录上标识，也需要学习掌握。
对有计算机和数据库知识的学生来说，如何让办公自动化软件（OA）导出的文件目录挂接在档案软件目录上，是一项有挑战的练习。学生可以练习OA的数据表与档案软件的数据表建立对应关系，然后把OA中的电子目录转化文书档案预归档目录，再进行归档操作，这些在元泰数字档案室软件中都有清晰的体现。
三、数码照片档案的照片组设置
按照档案行业标准的规定，数码照片档案是要建立照片组的，可怎么建立照片组，许多学生没有亲身体会，在示例的元泰软件中，公司提供了接近真实的数码照片归档案例，大家以学生身份登录软件，就能一目了然，原来如此。
四、数码照片档案的在线接收
数码照片是一种电子文件，目前许多机关单位是通过移动存储设备来收集和向档案馆移交的，通过元泰数字档案室软件，大家可以看到，通过网络传送、在线写说明的方法比使用移动存储设备方便多了。请登录网上的元泰数字档案室软件
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