2000年以来，机关单位、企业乃至个人使用手机或数码相机来拍摄了大量的照片。然而，数码照片很多，向档案馆移交的数码照片档案很少。机关单位不向档案馆移交数码照片档案的问题，表面上看似档案员工作不力或办公室主任推进不利，实则核心问题在于缺乏合适的技术手段。使用专业的数码照片档案管理软件，如元泰数字档案室软件，是解决这一问题的理想选择。
数码照片需要按照一定的逻辑顺序进行分类、存储及检索，手工方法在操作时需要通过在层级文件夹中移动数码照片、用档号命名数码照片以及把数码照片档案与档案目录进行关联这三大步骤。这些步骤不仅费力耗时，而且极易出错，更不用说在快速检索和数据安全性方面的挑战了。
元泰数字档案室软件为数码照片档案管理提供了三大自动功能。该软件专门针对数码照片档案管理进行了优化，可以极大地简化及自动化上述提到的三大操作步骤。首先，在软件内部，数码照片可以根据预设的规则自动将数码照片保存在相应的层次文件夹中。其次，元泰数字档案室软件支持自动命名功能，能够按照档号快速命名，提高效率。最后，软件能够自动将数码照片与相应的档案目录关联起来，无论是在存储还是检索时，都能准确、迅速地定位到所需文件。除了提高效率之外，使用元泰数字档案室软件管理数码照片档案还能确保数据安全。它设有完善的权限管理系统，确保只有授权人员才可以访问和修改文件。同时，作为数字档案管理的软件，它还能实现数据备份和恢复工作——这是传统文件管理方法难以比拟的。
更重要的是，元泰数字档案室软件提供了强大的检索功能，这对于海量的数码照片来说至关重要。高效的检索系统不仅可以通过照片说明进行检索，还能通过时间、地点、照片组题名等要素进行快速定位，这无疑极大地方便了用户查找特定的数码照片档案。
总之，随着数码照片的广泛应用，使用专业数码照片档案管理软件是管理数码照片档案的必由之路。元泰数字档案室软件具有自动化、易用性、数据安全和高效检索等优点，能够帮助机关单位和企业解决数码照片档案混乱无序的难题，提高工作效率，确保信息的安全以及提供及时的数据检索能力。因此，强烈建议所有需要管理数码照片档案的机关单位采用元泰数字档案室软件，确保数码照片档案的科学管理。