目前，数字档案室业务建设的最关键技术就是档案管理软件与办公自动化软件（OA）的数据对接。呼和浩特市元泰公司的数字档案室软件已经具备了数据对接的功能，那么元泰公司的工程师们是怎么实现的呢？
我们知道，档案管理软件与OA都使用数据库和文件系统来存储文件的著录信息和文件的原件，但两类软件的数据库结构和存储方法是不一样的。
OA中的电子文件按照来源分类，分为来文和发文，而文件归档后，档案管理软件按保管期限和年度分类，如分为永久、30年和10年，达不到归档要求的文件，还要归到不归档文件之中。
图1 表示OA中管理的文件。方块表示OA中管理着的电子文件，这些电子文件有OA规定的存储位置，有OA规定的命名，有OA规定的目录格式。
图1
图2表示档案管理软件管理的文件，方块就是档案管理软件管理着的电子文件，这些电子文件有档案标准规定的存储位置、命名，另外还有档案目录。图中的瓶子里面装是的不归档文件，方块表示整理好的电子文件，现在也可以称作电子档案了，方块下面的纸张表示档案目录，目录上记载着每一个电子档案的信息。
图2