下面以档案员的视角查看元泰数字档案室软件的功能
| 类目 | 功能描述 | 适用机关单位 |
| 文件管理功能 | 收文登记之后打印收文阅办单，年终打印收文登记簿；发文登记后打印发文稿纸，年终打印发文登记簿； | 用计算机进行公文登记且要将公文登记与档案管理对接的机关单位， |
| 达不到归档标准，但对需要短期留存的文件按文件汇编进行管理，打印文件汇编目录；对需要销毁的文件进行销毁，打印销毁目录；对需要销毁的涉密文件，打印涉密文件销毁审批登记表 | ||
| 对有归档价值的文件进行归档，年终打印移交目录 | 档案员不整理档案而由业务部门整理档案并向档案室移交的机关单位 | |
| OA软件与档案软件进行数据对接 | 有电子档案管理业务的机关单位 | |
| 档案管理功能 | 按2000年和2015年国家标准《归档文件整理规则》管理不组卷的文书档案；按2013年内蒙古自治区档案局《归档文件计算机档号编制规范》管理不组卷的文书档案；按国家标准《文书档案案卷格式》管理组卷的文书档案；管理会计档案、专业档案、科技档案、音像档案（照片、数码照片、录音、录像）等多种门类档案；各门类档案均能挂接档案数字化副本；进行档案开放审核进行涉密档案解密 | 档案员整理档案，有档案管理业务、档案开放审核和涉密档案解密业务的机关单位 |
| 档案移交功能 | 向档案馆移交纸质档案数字化副本；向档案馆移交电子目录； | 进行了档案数字化的机关单位 |
| 向档案馆移交电子档案 | 实现OA软件与档案软件对接的机关单位 |