《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）规定，“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列”“同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列”“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。
许多档案新人在过了档案鉴定（划分保管期限）关后，又卡在档案排列关上，没有足够的满足各种情况的文件材料供练习，没有老师逐份文件地提示指导，贸然上手，排列出的机关文件不尽如人意，如果这之后还编了页号，那返工的工作量就大了。
呼和浩特市元泰电子科技有限责任公司注重档案整理质量，在培训公司档案新人过程中，编制了以某市农业农村局为示例的文书档案排列教具，在新员工培训工作上取得事半功倍的效果。现在，元泰公司将这一教具放在网上，供大家免费练习。国内机关单位档案员、专业档案整理公司工作人员、档案培训班学员都可以下载这一教具，从中举一反三，准确排列应归档文件材料。
本教具面向刚刚学习整理档案的人员，练习的结果是能够本机关单位要归档的分好了永久、30年和10年的文件材料按科室的顺序正确排列。本教具是一个100多页PDF文档，用户下载后打印出来使用，如下图。教具模拟的排列年度是2025年应归档的100余份文件材料 。这些仿真文件假定来自某市农业农村局6个综合科室、2个业务科室和2个下属事业单位。
文书档案的分类有年度—机构（问题）—保管期限分类法和年度—保管期限—机构（问题）分类法，各机关单位要根据本机关“三合一”制度的规定选择一种分类法进行分类。下面按年度—保管期限—机构（问题）分类法讲解教具的使用。
第一步，将仿真的应归档文件材料打印出来，点击下载；
第二步，按保管期限分成永久、30年和10年共3堆；
第三步，将每堆文件再按科室分开，党务文件材料归机关党委、全局性文件和保密机要等文件归办公室，专项工作文件归各科室；全局性会议文件归办公室，且要保持成套性，同一事由文件集中在一起排列，专项工作会议归业务科室。
第四步，将全机关同一保管期限的文件按科室的顺序，再结合文件的时间排列，最后将机关文件全部排列在一起。这样的练习也是整理电子档案的基础，只有直观地将纸质文件材料排列起来后，才能更好地在元泰数字档案室软件里为应归档电子文件进行排序。
